WTMS Datenschutzerklärung

Gültig ab 1. Oktober 2026 · Version 1.0 · Sprachfassungen: Polski · English

1. Wer für Ihre Daten verantwortlich ist

Betreiber von WTMS ist die inProjects spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp. k. mit Sitz in Szczecin, ul. Harcerzy 3, 71-465 Szczecin, eingetragen im Unternehmerregister des KRS unter der Nummer 0000650754, NIP 854-240-20-87, REGON 321193708 (nachfolgend: inProjects, wir).

Kontakt: [email protected], Tel. +48 91 886 18 38. Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt, den Sie unter [email protected] oder schriftlich an die Anschrift unseres Sitzes mit dem Vermerk „IOD“ erreichen.

Unsere Rolle hängt davon ab, um welche Daten es geht:

2. Daten, die wir als Verantwortlicher verarbeiten

Die Angabe der Daten ist freiwillig; ohne bestimmte Daten können wir jedoch Ihre Anfrage nicht beantworten, keine Demo einrichten und keinen Vertrag schließen. Die Pflicht zur Angabe der Rechnungsdaten ergibt sich aus gesetzlichen Vorschriften.

3. Demo-Instanz (Demo)

Jeder kann auf der Website wtms.app unentgeltlich eine befristete, eigenständige Demo-Instanz von WTMS einrichten. So verarbeiten wir die Daten im Zusammenhang mit der Demo:

• Wie lange: Die Demo läuft standardmäßig 7 Tage ab dem Festlegen des Passworts. Danach wird der Zugang gesperrt, und wir bewahren die Daten noch 90 Tage auf, damit Sie nach dem Kauf eines Abonnements weiterarbeiten können. Nach Ablauf dieser Zeit löschen wir die gesamte Demo endgültig:
  • die Registrierungsdaten und die IP-Adresse,
  • die Nutzerkonten der Demo, die keiner anderen Organisation angehören,
  • alle eingegebenen Daten und Dateien.
  Eine Kopie der Benachrichtigung an das Vertriebsteam bewahren wir bis zu 12 Monate nach Ende der Demo auf, sofern keine Zusammenarbeit zustande kommt. Sie können eine frühere Löschung der Demo unter [email protected] beantragen.
• Geben Sie in die Demo keine personenbezogenen Daten von Beschäftigten oder Kunden ein. Die Demo dient ausschließlich Testzwecken. Geben Sie solche Daten dennoch ein, ist Ihr Unternehmen deren Verantwortlicher, und wir verarbeiten sie in dessen Auftrag bis zur Löschung der Demo (Abschnitt 4).
• Besteht für die angegebene E-Mail-Adresse bereits ein Konto in WTMS, erstellen wir keine Demo und senden an diese Adresse eine Information über den Registrierungsversuch. Auf diese Weise legen wir nicht offen, ob die Adresse im System existiert.
• Die Seiten der Demo sind als nicht von Suchmaschinen zu indexieren gekennzeichnet.

4. In WTMS im Auftrag der Kunden verarbeitete Daten

Unternehmen, die WTMS nutzen (Kunden), verwenden es zur Organisation der Arbeit ihrer Teams. Insoweit ist der Kunde Verantwortlicher, z. B. Ihr Arbeitgeber. Er entscheidet:

• welche Daten erhoben werden,
• zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage,
• wer Zugriff darauf hat,
• wie lange sie gespeichert werden.

inProjects verarbeitet diese Daten ausschließlich auf Weisung des Kunden, auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO, der Anlage Nr. 2 zu den Nutzungsbedingungen bildet.

Je nach den vom Kunden genutzten Modulen können in WTMS verarbeitet werden:

• Kontodaten: Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Rolle, Team, Vorgesetzter, Zugehörigkeit zu Organisationen;
• Anmeldedaten: Passwort (als Hashwert), QR-Code für die Anmeldung (bei jeder Anmeldung geändert), Kennung der RFID-Karte, Informationen über Einladungen;
• Arbeitszeit und Anwesenheit: Aufzeichnungen über Kommen und Gehen (auch über den RFID-Kiosk), Arbeitszeit bei Aufgaben, Arbeitspläne, automatisch berechnete Verspätungen, vorzeitiges Gehen und Pausen, Korrekturen;
• Aufträge und Aufgaben: Zuweisungen, Status, Formulare, Kommentare, Änderungsverlauf;
• Fotos und ihre Metadaten: Foto, GPS-Standort und Höhe zum Zeitpunkt der Aufnahme, Uhrzeit, Kameramodell und -parameter, auf einem Teil der Kopien eingeblendete Beschriftung mit Datum und Koordinaten. Auf den Fotos können Personen abgebildet sein;
• Geräte: Kennung, Modell und Systemversion des mit der App verwendeten Telefons;
• Geräte, Materialien und Lager: Ausleihen von Werkzeugen, Materialentnahmen, Fahrzeuge (einschließlich Kennzeichen);
• Kraftstoff und Ausgaben: Fotos von Belegen, Mengen, Beträge, Lieferantendaten, Rechnungsnummern;
• Daten der Endkunden des Kunden: Vor- und Nachname oder Firma, Telefon, Adresse und Standort des Arbeitsortes, Anmerkungen;
• Änderungsprotokoll (Audit): wer wann was an den Daten geändert hat.

5. WTMS Mobile App

Die WTMS Mobile App (Android, iOS) ist für Nutzer bestimmt, denen der Kunde Zugang gewährt hat. Die App fragt folgende Berechtigungen an:

• Sie können die Berechtigungen jederzeit in den Einstellungen Ihres Telefons entziehen. Ohne Zugriff auf Kamera und Standort ist die Dokumentation der Arbeiten mit Fotos nicht oder nur eingeschränkt möglich.
• Hintergrund- und Offline-Betrieb: Fotos und Daten, die ohne Internetzugang gespeichert werden, werden lokal auf dem Telefon gespeichert und an die Plattform gesendet, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist. Die Übertragung erfolgt auch im Hintergrund, periodisch (ca. alle 15 Minuten). Dies betrifft ausschließlich die Übertragung von Daten, nicht die Erfassung des Standorts.
• Auf dem Gerät speichern wir: das Anmeldetoken, die gewählte Organisation und Instanz, die lokale Datenbank des Offline-Modus sowie Fotos bis zu ihrer Übertragung. Durch Abmelden oder Deinstallieren der App werden diese Daten vom Gerät gelöscht; ausgenommen sind Fotos, die Sie in der Galerie des Telefons gespeichert haben.
• Gerätekennung: Die App übermittelt die Gerätekennung, das Gerätemodell und die Systemversion, damit der Kunde firmeneigene Geräte verwalten kann.
• Fehlerberichte: Tritt in der App ein Fehler auf, sendet sie einen Bericht an unseren Diagnoseserver. Der Bericht enthält die Kennung und E-Mail-Adresse des Nutzers, die Kennung der Organisation, technische Daten des Geräts, den Ereignisverlauf sowie einen Screenshot zum Zeitpunkt des Fehlers. Der Diagnoseserver befindet sich in der Infrastruktur von inProjects und wird externen Stellen nicht zugänglich gemacht. Die Berichte dienen ausschließlich der Fehlerbehebung.
• Die App enthält weder Werbung noch Tracking-Tools zu Werbezwecken und verwendet keine Werbe-ID.
• Löschung des Kontos: Konten in WTMS werden vom Kunden (Arbeitgeber) angelegt und gelöscht. Um ein Konto löschen zu lassen, wenden Sie sich an den WTMS-Administrator in Ihrem Unternehmen oder schreiben Sie uns an [email protected]. Wir leiten die Anfrage an den Kunden weiter und bestätigen deren Bearbeitung.

6. Cookies und Browserspeicher

Das WTMS-Panel verwendet ausschließlich Cookies und Mechanismen des Browserspeichers, die für die Erbringung des von Ihnen angeforderten Dienstes unbedingt erforderlich sind (Ausnahme von der Einwilligungspflicht nach Art. 399 des polnischen Gesetzes über elektronische Kommunikation). Sie erfordern keine Einwilligung. Wir setzen weder Werbe-Cookies noch Analysetools von Drittanbietern ein.

Die WTMS-Informationsseite verwendet weder Cookies noch Analysetools. Eingebettete YouTube-Videos laden wir im erweiterten Datenschutzmodus (youtube-nocookie.com). Google kann erst nach dem Starten des Videos Daten im Browser speichern. Datenschutzbestimmungen von Google: policies.google.com/privacy.

Sie können Cookies in den Einstellungen Ihres Browsers löschen oder blockieren. Das Blockieren der erforderlichen Cookies macht die Anmeldung am Panel unmöglich.

7. Empfänger der Daten und Unterauftragsverarbeiter

Die Produktivinfrastruktur von WTMS wird im Serverraum von inProjects in Polen betrieben. Dort laufen:

• Datenbanken, Dateien und Datensicherungen,
• der Mailserver, der Systemnachrichten versendet,
• der Kartenkachelserver,
• das System für Fehlerberichte und Monitoring.

Daten übermitteln wir an andere Stellen nur in dem für den Betrieb bestimmter Funktionen erforderlichen Umfang:

Zugriff auf die Daten haben außerdem Kunden und Nutzer in dem vom Kunden eingeräumten Umfang. Über Änderungen der Liste der Unterauftragsverarbeiter informieren wir die Kunden mindestens 14 Tage im Voraus (Nutzungsbedingungen, Anlage Nr. 2, Ziff. 5).

8. Übermittlung von Daten außerhalb des EWR

Wir speichern die Daten in Polen. Außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums gelangen sie nur im Zusammenhang mit den in Abschnitt 7 genannten Diensten, d. h. Cloudflare, Mapbox, Cal.com, Stripe und optional Google. In jedem solchen Fall wenden wir die Garantien nach Kapitel V DSGVO an:

• einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (einschließlich des EU-U.S. Data Privacy Framework für zertifizierte Unternehmen),
• oder Standardvertragsklauseln.

Eine Kopie der Garantien können Sie unter [email protected] anfordern.

9. Wie lange wir Daten speichern

10. Ihre Rechte

Hinsichtlich der Daten, für die wir Verantwortlicher sind, haben Sie das Recht auf:

• Auskunft über die Daten und Erhalt einer Kopie (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung der Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung der Daten (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Übertragbarkeit der auf Grundlage eines Vertrags oder einer Einwilligung automatisiert verarbeiteten Daten (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses, einschließlich gegen den vertrieblichen Kontakt nach der Registrierung einer Demo (Art. 21 DSGVO),
• Widerruf einer Einwilligung zu jedem Zeitpunkt, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird,
• Beschwerde beim Präsidenten des polnischen Amtes für den Schutz personenbezogener Daten (UODO) (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl) oder bei der Aufsichtsbehörde im Staat Ihres Wohnorts oder Arbeitsplatzes.

Anträge senden Sie bitte an [email protected]. Wir antworten unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats. Bei Bedarf können wir Sie um eine Bestätigung Ihrer Identität bitten.

Hinsichtlich der im Auftrag der Kunden verarbeiteten Daten (Abschnitt 4) machen Sie Ihre Rechte gegenüber dem Kunden geltend, z. B. gegenüber Ihrem Arbeitgeber. Wir unterstützen den Kunden bei deren Erfüllung.

11. Sicherheit

Wir setzen dem Risiko angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, insbesondere:

• jeder Kunde hat eine separate Instanz mit eigener Datenbank,
• die Datenübertragung ist verschlüsselt (TLS),
• Passwörter werden als kryptografische Hashwerte gespeichert,
• QR-Codes für die Anmeldung ändern sich bei jeder Anmeldung,
• wir begrenzen die Anzahl der Anmeldeversuche und Anfragen,
• Berechtigungen sind rollenbasiert, und der Zugriff unseres Personals ist auf das erforderliche Minimum beschränkt,
• wir führen ein Änderungsprotokoll der Daten,
• wir erstellen Datensicherungen, überwachen Fehler und aktualisieren die Software regelmäßig.

Beschäftigte und Mitarbeiter von inProjects mit Zugriff auf die Daten sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.

12. Automatisierte Entscheidungen und Profiling

Wir treffen gegenüber niemandem Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen und rechtliche Wirkung entfalten oder die betroffene Person in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO), und wir betreiben kein Profiling zu Marketingzwecken.

WTMS berechnet automatisch z. B. Arbeitszeit, Verspätungen oder Limitüberschreitungen. Dabei handelt es sich jedoch um Berechnungen, die dem Kunden zur Verfügung gestellt werden. Etwaige Entscheidungen auf dieser Grundlage trifft der Kunde.

WTMS ist für Unternehmen bestimmt und richtet sich nicht an Personen unter 16 Jahren.

13. Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir aktualisieren die Datenschutzerklärung, wenn sich die Funktionen von WTMS, die Liste der Anbieter oder die Rechtsvorschriften ändern. Über wesentliche Änderungen informieren wir die Kunden per E-Mail oder in der Plattform. Auf dieser Seite finden Sie stets die aktuelle Fassung mit Gültigkeitsdatum; frühere Fassungen stellen wir auf Anfrage zur Verfügung.