Nutzungsbedingungen für die Erbringung der WTMS-Leistungen

Gültig ab 1. Oktober 2026 · Version 1.0 · Sprachfassungen: Polski · English

§ 1. Allgemeine Bestimmungen

  1. Diese Nutzungsbedingungen (nachfolgend: Nutzungsbedingungen) regeln die elektronische Erbringung der Leistungen des Systems WTMS: einer Plattform zur Verwaltung von Außendienstarbeit, Arbeitszeit, Fotodokumentation, Geräten und Materialien. Es handelt sich um die Bedingungen im Sinne von Art. 8 des polnischen Gesetzes vom 18. Juli 2002 über die Erbringung elektronischer Dienstleistungen (ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną).
  2. Anbieter ist die inProjects spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp. k. mit Sitz in Szczecin, ul. Harcerzy 3, 71-465 Szczecin, eingetragen im Unternehmerregister des polnischen Landesgerichtsregisters (Krajowy Rejestr Sądowy), geführt vom Amtsgericht (Sąd Rejonowy) Szczecin-Centrum in Szczecin, XIII. Wirtschaftsabteilung des KRS, unter der Nummer KRS 0000650754, NIP 854-240-20-87, REGON 321193708 (nachfolgend: inProjects oder wir).
  3. Kontakt zu inProjects:
    1. allgemeine Anliegen: [email protected], Tel. +48 91 886 18 38,
    2. technischer Support und Beanstandungen: [email protected],
    3. Schutz personenbezogener Daten (Datenschutzbeauftragter): [email protected],
    4. Postanschrift: ul. Harcerzy 3, 71-465 Szczecin.
  4. Die Leistungen richten sich ausschließlich an Unternehmer und andere Rechtsträger, die eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit ausüben und die Leistungen im Zusammenhang mit dieser Tätigkeit nutzen. Die Leistungen richten sich nicht an Verbraucher im Sinne von Art. 221 des polnischen Zivilgesetzbuchs (Kodeks cywilny). Die Person, die den Vertrag im Namen des Kunden schließt, erklärt, hierzu ordnungsgemäß bevollmächtigt zu sein.
  5. Die Nutzungsbedingungen werden unentgeltlich unter https://wtms.app/de/nutzungsbedingungen/ in einer Form bereitgestellt, die ihr Herunterladen, Speichern und Ausdrucken ermöglicht.
  6. Haben inProjects und der Kunde einen gesonderten Vertrag in Schrift- oder elektronischer Form geschlossen (z. B. einen Implementierungsvertrag, einen Pilotvertrag oder ein individuelles Angebot), haben dessen Bestimmungen Vorrang vor den Nutzungsbedingungen. Im Übrigen gelten die Nutzungsbedingungen.

§ 2. Begriffsbestimmungen

Die in den Nutzungsbedingungen großgeschriebenen bzw. definierten Begriffe haben folgende Bedeutung:

Plattform oder WTMS
die von inProjects im SaaS-Modell bereitgestellte Software WTMS. Sie umfasst das Webpanel, die Mobile App, stationäre Anwendungen (Kiosk, Lagertablet) sowie Programmierschnittstellen (API).
Mobile App
die WTMS-Anwendung für Geräte mit Android und iOS, bereitgestellt in den Stores Google Play und App Store oder auf eine andere von inProjects angegebene Weise.
Website
die WTMS gewidmeten Internetseiten von inProjects unter der Domain wtms.app, einschließlich der Informationsseite, des Registrierungsformulars für die Demo-Instanz sowie des Login-Gateways login.wtms.app.
Kunde
ein Unternehmer oder sonstiger Rechtsträger im Sinne von § 1 Abs. 4, der mit inProjects einen Vertrag geschlossen oder eine Demo-Instanz registriert hat.
Instanz
eine dem Kunden zugeordnete, abgegrenzte Umgebung der Plattform mit eigener Datenbank, erreichbar unter einer Adresse in der Domain wtms.app. Innerhalb einer Instanz können eine oder mehrere Organisationen betrieben werden.
Organisation
ein logisch abgegrenzter Teil einer Instanz (z. B. eine Gesellschaft, eine Niederlassung oder ein Projekt) mit eigenem Bestand an Daten, Nutzern und Berechtigungen.
Demo-Instanz oder Demo
eine unentgeltliche, befristete Test-Organisation, die selbstständig über das Formular auf der Website angelegt wird, nach Maßgabe von § 5.
Nutzer
eine natürliche Person, der der Kunde Zugang zur Plattform gewährt hat, insbesondere ein Arbeitnehmer, Mitarbeiter oder Subunternehmer des Kunden.
Kunden-Administrator
ein Nutzer, dem der Kunde Berechtigungen zur Verwaltung der Organisation, der Nutzer, der Rollen und der Konfiguration erteilt hat.
Konto
die Gesamtheit der Daten und Berechtigungen eines Nutzers in der Plattform, zugänglich nach Authentifizierung per Passwort, QR-Code, RFID-Karte oder einer anderen in der Plattform bereitgestellten Methode.
Vertrag
der zwischen inProjects und dem Kunden zu den Bedingungen dieser Nutzungsbedingungen geschlossene Vertrag über die Erbringung der Leistungen, der auch die Anlagen, die Preisliste und die angenommene Bestellung umfasst.
Bestellung
die vom Kunden auf der Website oder in der Plattform getroffene oder von den Parteien auf andere Weise bestätigte Auswahl eines Pakets, eines Abrechnungszeitraums und etwaiger Zusatzleistungen.
Abonnement
das entgeltliche, sich verlängernde Recht zur Nutzung der Plattform im Umfang des gewählten Pakets.
Paket
eine Variante des Abonnements, die das Entgelt und die Limits festlegt, insbesondere Datenspeicherplatz, Anzahl der Nutzerkonten, jährliche Anzahl neuer Aufgaben, Anzahl der Adresspunkte, Anzahl der Geräte- und Materialkarteien, maximale Dateigröße und Aufbewahrungsdauer der Daten.
Preisliste
die auf der Website veröffentlichte aktuelle Übersicht der Pakete, Entgelte und Limits.
Kundendaten
sämtliche Daten und Inhalte, die vom Kunden oder von Nutzern in die Plattform eingegeben oder in der Plattform für sie erzeugt wurden, einschließlich Fotos, Foto-Metadaten, Arbeitszeitaufzeichnungen, Aufträge, Adressen, Formulare, Dokumente und personenbezogener Daten.
Zahlungsdienstleister
ein Anbieter von Zahlungsdiensten, über den der Kunde das Abonnement bezahlt (§ 8 Abs. 3).
Werktage
die Tage von Montag bis Freitag, mit Ausnahme der gesetzlichen Feiertage in Polen.
DSGVO
Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 (Datenschutz-Grundverordnung).
Datenschutzerklärung
das unter https://wtms.app/de/datenschutz/ veröffentlichte Dokument, das die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit WTMS beschreibt.

§ 3. Art und Umfang der Leistungen

  1. Auf Grundlage der Nutzungsbedingungen erbringt inProjects folgende Leistungen (nachfolgend: Leistungen):
    1. Bereitstellung der Plattform im Rahmen des Abonnements, im Umfang des Pakets und der dem Kunden freigeschalteten Module. Dies umfasst insbesondere:
      • die Erfassung von Arbeitszeit und Anwesenheit (auch über einen Kiosk mit RFID-Lesegerät),
      • die Bearbeitung von Aufträgen und Aufgaben,
      • die Fotodokumentation mit Geolokalisierung und Fotokarte (PhotoGIS),
      • die Verwaltung von Geräten, Werkzeugen, Materialien und Lager,
      • die Erfassung von Kraftstoff und Ausgaben,
      • den Import von Projekten aus Dateien und Tabellen,
      • den Export von Daten und Dokumentation,
    2. Bereitstellung der Mobile App für die Nutzer des Kunden,
    3. die Demo-Instanz (§ 5),
    4. technischen Support (§ 12),
    5. Informationsdienste auf der Website: Bereitstellung von Inhalten über WTMS, Kontaktformular und Terminvereinbarung.
  2. Eine aktuelle Beschreibung der Funktionen und Module findet sich auf der Website und in der Dokumentation der Plattform. Der Umfang der für den Kunden verfügbaren Funktionen hängt vom Paket und den vereinbarten Modulen ab.
  3. Zusatzleistungen wie Implementierung, Schulungen, Datenmigration, individuelle Integrationen oder Programmierarbeiten werden auf Grundlage einer gesonderten Bestellung oder eines gesonderten Vertrags erbracht.
  4. inProjects kann Funktionen bereitstellen, die als Testfunktionen gekennzeichnet sind („Beta“, „Vorschauversion“). Solche Funktionen können ohne Einhaltung der Fristen nach § 12 Abs. 5 geändert oder eingestellt werden.

§ 4. Technische Anforderungen

  1. Für die Nutzung der Plattform sind erforderlich:
    1. ein Gerät mit Internetzugang,
    2. eine aktuelle Version des Browsers Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge oder Safari mit aktiviertem JavaScript und aktivierten, für den Betrieb des Panels erforderlichen Cookies,
    3. eine aktive E-Mail-Adresse,
    4. für die Mobile App: ein Gerät mit Android oder iOS in der im App-Store angegebenen Version, mit Kamera und GPS-Empfänger; für die Datenübertragung ist eine Internetverbindung erforderlich,
    5. für den Kiosk oder das Lagertablet: ein Gerät und ein RFID-Lesegerät, die den von inProjects mitgeteilten Anforderungen entsprechen.
  2. Die Mobile App kann im Offline-Modus betrieben werden. Offline gespeicherte Daten werden auf dem Gerät gespeichert und nach Wiederherstellung der Verbindung an die Plattform übertragen. Bis zur Übertragung ist der Besitzer des Geräts für sie verantwortlich.
  3. Dem Kunden und den Nutzern ist es untersagt, rechtswidrige Inhalte bereitzustellen, einschließlich Inhalten, die Rechte Dritter verletzen, sowie Dateien, die Schadsoftware enthalten.
  4. Die Risiken im Zusammenhang mit der Nutzung elektronischer Dienste beschreibt Anlage Nr. 1.

§ 5. Demo-Instanz

  1. Die Demo-Instanz ermöglicht es dem Kunden, die Plattform vor dem Erwerb eines Abonnements unentgeltlich zu testen. Die Demo dient nicht der Ausübung einer tatsächlichen Geschäftstätigkeit.
  2. Registrierung. Zur Einrichtung einer Demo ist Folgendes erforderlich:
    1. Angabe des Firmennamens, des gewünschten Subdomain-Namens und einer geschäftlichen E-Mail-Adresse im Formular der Website; optional einer Telefonnummer und der Sprache der Benutzeroberfläche,
    2. das Durchlaufen einer automatischen Prüfung zum Schutz vor Bots,
    3. die Bestätigung der E-Mail-Adresse mit einem an diese Adresse gesendeten Einmalcode,
    4. die Annahme der Nutzungsbedingungen und die Kenntnisnahme der Datenschutzerklärung,
    5. das Festlegen eines Passworts über den per E-Mail übermittelten Aktivierungslink.
    Mit der Annahme der Nutzungsbedingungen kommt ein befristeter Vertrag über die Erbringung der Demo-Leistung zustande.
  3. inProjects kann die Einrichtung einer Demo verweigern oder eine Demo schließen, insbesondere wenn:
    1. die angegebenen Daten unrichtig sind,
    2. eine Adresse eines Wegwerf-E-Mail-Dienstes verwendet wurde,
    3. die Registrierungslimits überschritten wurden,
    4. der Verdacht eines Missbrauchs oder eines automatisierten Vorgehens besteht,
    5. die maximale Anzahl aktiver Demo-Instanzen erreicht ist.
    Besteht für die angegebene E-Mail-Adresse bereits ein Konto in WTMS, wird keine Demo erstellt; stattdessen senden wir an diese Adresse eine Information über den Registrierungsversuch.
  4. Charakter der Demo. Jede Demo ist eine eigenständige Organisation mit eigener Subdomain in der Domain wtms.app. Die registrierende Person erhält die Rolle des Kunden-Administrators und kann weitere Nutzer einladen. Die Demo kann von inProjects vorbereitete Beispiel-Konfigurations- und Stammdaten enthalten. Sie enthält keine Daten anderer Kunden. Die Adressen der Demo werden von Suchmaschinen nicht indexiert.
  5. Laufzeit. Die Demo läuft für den im Registrierungsformular und in der Aktivierungsnachricht angegebenen Zeitraum, standardmäßig 7 Tage ab dem Festlegen des Passworts. Der Aktivierungslink ist für den in der Nachricht angegebenen Zeitraum gültig. inProjects kann die Demo nach eigenem Ermessen verlängern.
  6. Nach Ablauf des Demo-Zeitraums wird der Zugang zur Organisation gesperrt. Die Demo-Daten bewahren wir sodann noch 90 Tage auf. Schließt der Kunde in diesem Zeitraum einen Vertrag, kann er die Arbeit mit den Demo-Daten fortsetzen, sofern inProjects diese Möglichkeit bestätigt. Nach Ablauf der 90 Tage wird die Demo einschließlich aller Daten endgültig gelöscht, ohne Möglichkeit der Wiederherstellung. Nutzerkonten, die keiner anderen Organisation angehören, werden ebenfalls gelöscht.
  7. Verbot der Eingabe von Produktivdaten. Die Demo dient ausschließlich Testzwecken. Der Kunde verpflichtet sich, in die Demo nicht einzugeben:
    1. personenbezogene Daten von Arbeitnehmern, Mitarbeitern oder Kunden, einschließlich Fotos, auf denen Personen abgebildet sind, und Fotos von tatsächlichen Arbeitsorten,
    2. Geschäftsgeheimnisse,
    3. sonstige Produktivdaten.
    Gibt der Kunde dennoch personenbezogene Daten ein, ist er deren Verantwortlicher, und inProjects verarbeitet sie in seinem Auftrag nach Maßgabe von Anlage Nr. 2, ausschließlich in dem für die Erbringung der Demo erforderlichen Umfang und bis zu deren Löschung.
  8. Einschränkungen. Die Demo wird in dem Zustand erbracht, in dem sie sich befindet („as is“), ohne Gewähr für Verfügbarkeit, Support, Leistungsfähigkeit oder Datensicherungen. In der Demo funktionieren einige Integrationen und automatische Aufgaben möglicherweise nicht. inProjects kann die Funktionen, die Anzahl der Registrierungen, die Anzahl der Versuche und den Speicherplatz der Demo beschränken.
  9. Vertrieblicher Kontakt. Nach der Registrierung erhält das Vertriebsteam von inProjects eine Mitteilung über die Einrichtung der Demo (Firmenname, Adresse der Demo, Kontaktdaten) und kann den Kunden in Bezug auf die Demo und einen etwaigen Kauf kontaktieren. Einzelheiten beschreibt die Datenschutzerklärung.
  10. Der Kunde kann die Demo jederzeit beenden, indem er eine entsprechende Anfrage an [email protected] sendet. In diesem Fall löschen wir die Demo, ohne den Ablauf der Frist nach Abs. 6 abzuwarten.

§ 6. Konto, Instanz und Nutzer

  1. Nach Vertragsschluss stellt inProjects dem Kunden eine Instanz oder Organisation sowie ein Konto des Kunden-Administrators bereit. Der Kunden-Administrator legt Nutzerkonten an und löscht sie, vergibt Rollen und Berechtigungen und konfiguriert die Organisation.
  2. Nutzerkonten werden vom Kunden und in seinem Namen angelegt. Der Kunde ist verantwortlich für:
    1. die Auswahl der Personen, denen er Zugang gewährt,
    2. den Umfang ihrer Berechtigungen,
    3. das Handeln der Nutzer wie für eigenes Handeln,
    4. den unverzüglichen Entzug des Zugangs von Personen, die nicht mehr mit dem Kunden zusammenarbeiten.
  3. Zugangsdaten, einschließlich Passwörtern, QR-Codes, RFID-Karten und Einmalcodes, sind vertraulich. Der Kunde und die Nutzer müssen sie vor dem Zugriff unbefugter Personen schützen. Bei Verdacht ihrer Offenlegung ist inProjects unverzüglich zu benachrichtigen, und die Zugangsdaten sind ungültig zu machen (z. B. Passwort ändern, neuen QR-Code erzeugen, Karte sperren).
  4. Untersagt ist:
    1. das Anlegen von Konten oder Demos mit automatisierten Methoden,
    2. die gemeinsame Nutzung eines Kontos durch mehrere Personen, mit Ausnahme der in der Plattform vorgesehenen Stationskonten (z. B. Kiosk),
    3. die Umgehung der Limits des Pakets.
  5. Technische und administrative Konten von inProjects können Zugriff auf die Instanz in dem Umfang haben, der für ihre Wartung, den Support und die Sicherheit erforderlich ist, nach Maßgabe von Anlage Nr. 2.

§ 7. Vertragsschluss und Abonnement

  1. Der Vertrag kommt zustande, sobald der Kunde eine Bestellung aufgibt, die Nutzungsbedingungen annimmt und inProjects die Bestellung per E-Mail oder in der Plattform bestätigt. Bei einem im Voraus zu zahlenden Abonnement wird der Vertrag unter der Bedingung einer erfolgreichen Zahlung geschlossen.
  2. Das Abonnement wird für den in der Bestellung gewählten Abrechnungszeitraum geschlossen: monatlich oder jährlich. Sieht das Paket eine monatliche Abrechnung bei jährlicher Bindung vor, verpflichtet sich der Kunde, das Abonnement 12 Monate lang zu nutzen und zu bezahlen.
  3. Das Abonnement verlängert sich automatisch um weitere Zeiträume gleicher Länge, sofern es nicht vom Kunden oder von inProjects spätestens 30 Tage vor Ablauf des laufenden Zeitraums gekündigt wird. Bei einem monatlichen Abonnement beträgt diese Frist 7 Tage. Die Kündigung erfolgt in der Plattform oder per E-Mail an [email protected].
  4. Der Kunde kann jederzeit zu einem höheren Paket wechseln. Der Wechsel wird mit der Bestätigung wirksam, und das Entgelt wird anteilig ausgeglichen. Ein Wechsel zu einem niedrigeren Paket wird ab dem nächsten Abrechnungszeitraum wirksam, sofern die Kundendaten innerhalb der Limits des niedrigeren Pakets liegen.
  5. Eine Überschreitung der Limits des Pakets führt nicht zu einer automatischen Belastung des Kunden. inProjects nimmt in diesem Fall Kontakt mit dem Kunden auf und schlägt einen Paketwechsel vor. Wechselt der Kunde das Paket nicht innerhalb von 30 Tagen, kann inProjects das Hinzufügen neuer Daten über das Limit hinaus sperren.
  6. Sonderangebote, Pilotprojekte und individuelle Bedingungen werden in einer gesonderten Bestellung oder einem gesonderten Vertrag festgelegt.

§ 8. Entgelte und Zahlungen

  1. Die Entgelte für das Abonnement richten sich nach der am Tag der Bestellung geltenden Preisliste. Alle Preise sind Nettopreise in der in der Preisliste angegebenen Währung. Zu den Preisen wird die Umsatzsteuer (VAT) nach den geltenden Vorschriften hinzugerechnet; gegebenenfalls findet das Reverse-Charge-Verfahren Anwendung.
  2. Das Entgelt für das Abonnement ist für jeden Abrechnungszeitraum im Voraus zu zahlen, sofern die Bestellung nichts anderes vorsieht.
  3. Zahlungen werden von den bei der Bestellung angegebenen Zahlungsdienstleistern abgewickelt, insbesondere:
    • Stripe Payments Europe, Ltd. (Irland),
    • PayU S.A.,
    • PayPro S.A. (Przelewy24),
    • Krajowy Integrator Płatności S.A. (Tpay),
    • Autopay S.A.
    Die Zahlung kann auch per Überweisung auf das auf der Rechnung angegebene Bankkonto von inProjects erfolgen. Für Zahlungen über einen Zahlungsdienstleister gelten zusätzlich dessen Bedingungen.
  4. Bei wiederkehrenden Zahlungen ermächtigt der Kunde inProjects und den Zahlungsdienstleister, das angegebene Zahlungsinstrument automatisch mit dem Entgelt für die folgenden Abrechnungszeiträume zu belasten. Der Kunde kann das Zahlungsinstrument jederzeit ändern oder die Ermächtigung widerrufen. Dies befreit ihn nicht von der Zahlungspflicht für den laufenden Zeitraum.
  5. Der Kunde akzeptiert die Ausstellung und Übermittlung von Rechnungen in elektronischer Form. Soweit gesetzlich vorgeschrieben, werden Rechnungen im KSeF (polnisches nationales E-Rechnungssystem, Krajowy System e-Faktur) ausgestellt.
  6. Bei Zahlungsverzug kann inProjects die gesetzlichen Verzugszinsen im Geschäftsverkehr (odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych) berechnen. Nach fruchtlosem Ablauf von 7 Tagen ab einer Zahlungsaufforderung kann inProjects den Zugang zur Plattform bis zur Begleichung der Forderung sperren. Die Sperrung führt nicht zur Löschung der Kundendaten.
  7. inProjects kann die Preisliste ändern. Die Änderung gilt für laufende Abonnements ab dem nächsten Abrechnungszeitraum und setzt eine Benachrichtigung des Kunden mindestens 30 Tage im Voraus voraus. Ein Kunde, der die neuen Preise nicht akzeptiert, kann das Abonnement zum Ende des laufenden Zeitraums kündigen.
  8. Entgelte für einen begonnenen Abrechnungszeitraum werden nicht erstattet, außer in Fällen, in denen der Vertrag aus Gründen beendet wird, die inProjects zu vertreten hat. In diesem Fall erstatten wir den anteiligen Teil des Entgelts für den nicht genutzten Zeitraum.

§ 9. Pflichten des Kunden

  1. Der Kunde verpflichtet sich, die Plattform im Einklang mit dem Recht, den Nutzungsbedingungen und der Dokumentation zu nutzen. Insbesondere verpflichtet er sich, es zu unterlassen:
    1. zu versuchen, sich unbefugten Zugang zur Plattform, zu anderen Instanzen oder zu Daten anderer Kunden zu verschaffen,
    2. ohne schriftliche Zustimmung von inProjects Penetrations- oder Lasttests durchzuführen,
    3. den Betrieb der Plattform zu stören oder sie übermäßig zu belasten, auch durch massenhafte automatisierte API-Anfragen über die dokumentierten Limits hinaus,
    4. den Code der Plattform zu dekompilieren, zu disassemblieren oder nachzubilden, außer in Fällen, die durch zwingende Rechtsvorschriften erlaubt sind,
    5. die Plattform ohne Zustimmung von inProjects weiterzuverkaufen, unterzulizenzieren oder Dritten zugänglich zu machen,
    6. die Plattform zur Entwicklung eines Konkurrenzprodukts zu nutzen.
  2. Pflichten des Kunden als Arbeitgeber und Verantwortlicher. Der Kunde entscheidet, welche Daten über Nutzer und Dritte in der Plattform erhoben werden und zu welchem Zweck. Er ist insbesondere verantwortlich für:
    1. das Vorliegen einer Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der in die Plattform eingegebenen personenbezogenen Daten,
    2. die Erfüllung der Informationspflichten gegenüber den Nutzern und anderen betroffenen Personen (Art. 13 und 14 DSGVO), einschließlich der Information der Nutzer darüber, dass die Mobile App den GPS-Standort, die Uhrzeit und technische Parameter in den Metadaten der aufgenommenen Fotos speichert und die Plattform die Arbeitszeit und den Aktivitätsverlauf aufzeichnet,
    3. sofern der Kunde die Plattform zur Kontrolle von Arbeitnehmern in einer Weise nutzt, die eine Überwachung im Sinne der arbeitsrechtlichen Vorschriften darstellt: die Erfüllung der Anforderungen dieser Vorschriften (in Polen u. a. polnisches Arbeitsgesetzbuch (Kodeks pracy), Art. 222 und 223) (bei Beschäftigten in Deutschland insbesondere § 26 BDSG und ggf. die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG), einschließlich der Festlegung von Zweck, Umfang und Art der Kontrolle in der Arbeitsordnung oder einer Bekanntmachung sowie der vorherigen Unterrichtung der Arbeitnehmer,
    4. die Einhaltung der Vorschriften über die Arbeitszeiterfassung; die Plattform ist ein unterstützendes Werkzeug, und für die Richtigkeit der Erfassung ist der Kunde verantwortlich,
    5. die Rechtmäßigkeit der Inhalte der Fotos, einschließlich der Achtung des Rechts am eigenen Bild und gesetzlich geschützter Geheimnisse,
    6. die Erfüllung von Anträgen betroffener Personen in Bezug auf die Kundendaten.
  3. Der Kunde sichert zu, dass er berechtigt ist, die Kundendaten in die Plattform einzugeben, einschließlich Dateien, Projekten und aus externen Systemen importierten Tabellen, und dass ihre Verarbeitung in der Plattform weder Rechte Dritter noch Verträge verletzt, an die der Kunde gebunden ist.
  4. Der Kunde stellt inProjects von Ansprüchen Dritter (einschließlich der Nutzer und Aufsichtsbehörden) frei, die sich aus einer Verletzung der Abs. 1-3 durch den Kunden ergeben, sofern inProjects den Kunden unverzüglich über den Anspruch informiert und ihm die Beteiligung an der Abwehr ermöglicht. Der Kunde trägt die angemessenen Kosten einer solchen Abwehr.

§ 10. Kundendaten

  1. Die Kundendaten gehören dem Kunden. inProjects erwirbt an ihnen keinerlei Rechte außer dem Recht, sie in dem Umfang zu verarbeiten, der für die Erbringung der Leistungen, die Aufrechterhaltung der Sicherheit und die Erfüllung rechtlicher Pflichten erforderlich ist.
  2. Die Daten jedes Kunden werden in einer separaten Instanz mit eigener Datenbank gespeichert. Organisationen innerhalb einer Instanz sind logisch voneinander getrennt. Die Produktivinfrastruktur von WTMS wird im Serverraum von inProjects auf dem Gebiet Polens betrieben.
  3. inProjects erstellt regelmäßig Datensicherungen der Kundendaten ausschließlich zum Zweck der Wiederherstellung der Plattform nach einem Ausfall. Datensicherungen ersetzen nicht den Datenexport durch den Kunden.
  4. Aufbewahrungsdauer. Das Paket legt fest, wie lange die Kundendaten während der Vertragslaufzeit in der Plattform gespeichert werden (z. B. 24 Monate). Daten, die älter als dieser Zeitraum sind, können wir löschen oder archivieren, werden den Kunden jedoch zuvor mindestens 30 Tage im Voraus benachrichtigen und ihm den Export ermöglichen. Von Nutzern gelöschte Datensätze gelangen in den Papierkorb, aus dem der Kunde sie wiederherstellen kann, solange sie nicht endgültig gelöscht wurden.
  5. Export. Während der gesamten Vertragslaufzeit kann der Kunde die Kundendaten mithilfe der Funktionen der Plattform exportieren (z. B. Export der Dokumentation als ZIP-Archiv, Tabellen, Berichte). Auf Verlangen des Kunden erstellt inProjects einen Export des vollständigen Inhalts der Organisation in einem gängigen Format; erfordert dies zusätzlichen Aufwand, kann inProjects hierfür eine Vergütung nach mit dem Kunden vereinbarten Sätzen verlangen.
  6. Nach Vertragsende wird der Zugang zur Plattform gesperrt. Innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsende kann der Kunde einen Export der Kundendaten verlangen. Nach Ablauf dieser Frist löschen wir die Kundendaten innerhalb weiterer 60 Tage aus der Plattform und aus den Datensicherungen im Rahmen ihres Rotationszyklus. Ausgenommen sind Daten, die wir aufgrund gesetzlicher Vorschriften weiterhin aufbewahren müssen, z. B. Abrechnungsdaten.
  7. inProjects kann anonymisierte statistische Daten über die Nutzung der Plattform (z. B. Anzahl der Aufgaben, Auslastung, Antwortzeiten) zur Weiterentwicklung und zum Betrieb der Plattform verwenden. Anhand dieser Daten können weder der Kunde noch die Nutzer oder andere Personen identifiziert werden.

§ 11. Integrationen mit Drittdiensten

  1. Die Plattform ermöglicht Integrationen mit Diensten Dritter. Dies betrifft insbesondere:
    1. Google Workspace (Google Drive und Google Sheets) zur Speicherung von Fotos und zur Synchronisierung von Tabellen,
    2. Karten-, Geokodierungs- und Geodatendienste (z. B. Mapbox, OpenStreetMap, MapTiler),
    3. den Import von Daten aus XLSX- und CSV-Dateien sowie Google-Tabellen.
  2. Wird eine Integration über ein dem Kunden gehörendes Konto eines Drittdienstes betrieben (z. B. das Google Workspace des Kunden), schließt der Kunde selbst einen Vertrag mit dem Anbieter dieses Dienstes und ist für dessen Konfiguration verantwortlich. Die Übermittlung von Daten an diesen Dienst erfolgt auf Weisung des Kunden. inProjects haftet weder für den Betrieb der Drittdienste noch für die Datenverarbeitung durch deren Anbieter.
  3. Wird eine Integration über ein inProjects gehörendes Konto betrieben, ist der Anbieter des Dienstes Unterauftragsverarbeiter nach Maßgabe von Anlage Nr. 2.
  4. Die Änderung oder Einstellung eines Dienstes durch seinen Anbieter kann die Funktion der Integration einschränken oder aufheben. Dies stellt keine Nichterfüllung des Vertrags durch inProjects dar.

§ 12. Verfügbarkeit, Support und Änderungen der Plattform

  1. inProjects wendet die gebotene Sorgfalt an, damit die Plattform 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche verfügbar ist. Die angestrebte Verfügbarkeit der Plattform im Kalendermonat beträgt 99,5 %. In diese Kennzahl werden nicht eingerechnet:
    1. geplante Arbeiten, die mindestens 48 Stunden im Voraus angekündigt und nach Möglichkeit außerhalb der Zeit von 7:00-18:00 Uhr an Werktagen durchgeführt werden,
    2. dringende sicherheitsbezogene Arbeiten,
    3. Unterbrechungen, die durch höhere Gewalt, den Kunden, die Nutzer oder Drittdienste (§ 11) verursacht werden.
  2. Der technische Support steht an Werktagen von 9:00-16:00 Uhr polnischer Zeit per E-Mail unter [email protected] zur Verfügung. Meldungen, die die Nutzung der Plattform unmöglich machen, werden vorrangig bearbeitet. Detaillierte Service-Level (SLA) können in einem gesonderten Vertrag festgelegt werden.
  3. Die Mobile App wird über die App-Stores aktualisiert. Der Kunde sollte sicherstellen, dass die Nutzer die aktuelle Version verwenden. inProjects kann die Unterstützung von Versionen einstellen, die älter als die zwei letzten Hauptversionen sind.
  4. inProjects entwickelt die Plattform ständig weiter und kann ihre Funktionen, ihr Erscheinungsbild und ihre Architektur ändern, sofern dies den Umfang der vom Kunden bezahlten Leistungen nicht wesentlich einschränkt.
  5. Über Änderungen, die vom Kunden genutzte Funktionen wesentlich einschränken, informieren wir mindestens 30 Tage im Voraus. Ein Kunde, der eine solche Änderung nicht akzeptiert, kann den Vertrag mit sofortiger Wirkung kündigen und erhält den anteiligen Teil des Entgelts für den nicht genutzten Zeitraum erstattet.

§ 13. Geistiges Eigentum und Lizenz

  1. Sämtliche Rechte an der Plattform, der Mobile App, der Website, der Dokumentation, den Kennzeichen WTMS und inProjects sowie an deren Bestandteilen stehen inProjects oder ihren Lizenzgebern zu.
  2. Für die Dauer des Vertrags erteilt inProjects dem Kunden eine nicht ausschließliche, nicht übertragbare Lizenz ohne das Recht zur Unterlizenzierung zur Nutzung der Plattform durch den Kunden und seine Nutzer. Die Lizenz gilt weltweit und ausschließlich für die internen Geschäftszwecke des Kunden, im Umfang des Pakets. Die Lizenz für die Demo gilt für die Dauer der Demo.
  3. In der Plattform verwendete Open-Source-Software unterliegt ihren jeweiligen Lizenzen.
  4. Der Kunde kann inProjects Anmerkungen und Verbesserungsvorschläge übermitteln. inProjects kann diese uneingeschränkt und ohne Vergütung nutzen. Die Rechte des Kunden an den Kundendaten bleiben hiervon unberührt.

§ 14. Haftung

  1. Die Parteien haften für die Nichterfüllung oder nicht ordnungsgemäße Erfüllung des Vertrags nach den allgemeinen Grundsätzen, mit den in diesem Paragraphen genannten Beschränkungen.
  2. Die Gesamthaftung von inProjects gegenüber dem Kunden aus dem Vertrag ist, unabhängig von der Rechtsgrundlage, auf den Betrag der vom Kunden für die Leistungen in den 12 Monaten vor dem schadensbegründenden Ereignis tatsächlich gezahlten Nettoentgelte begrenzt.
  3. inProjects haftet nicht für entgangenen Gewinn, Verlust von Umsätzen, Kunden oder Reputation sowie für mittelbare Schäden.
  4. inProjects haftet insbesondere nicht für:
    1. den Inhalt und die Richtigkeit der Kundendaten,
    2. Entscheidungen, die der Kunde auf Grundlage von Daten aus der Plattform trifft, einschließlich personal- und vergütungsbezogener Entscheidungen,
    3. die Genauigkeit des GPS-Standorts, die vom Gerät, den Empfangsbedingungen und den Systemeinstellungen abhängt,
    4. den Verlust offline auf dem Gerät gespeicherter Daten, die nicht an die Plattform übertragen wurden,
    5. die Folgen der Weitergabe von Zugangsdaten an Dritte durch den Kunden oder die Nutzer,
    6. den Betrieb von Drittdiensten, Telekommunikationsnetzen und Geräten des Kunden.
  5. Im Hinblick auf die Demo als unentgeltliche Leistung haftet inProjects ausschließlich für vorsätzlich verursachte Schäden.
  6. Die Haftungsbeschränkungen nach Abs. 2-5 gelten nicht für:
    1. vorsätzlich verursachte Schäden,
    2. Personenschäden,
    3. sonstige Fälle, in denen eine Haftungsbeschränkung von Gesetzes wegen unzulässig ist.
  7. Die Parteien schließen die Haftung von inProjects aus Gewährleistung (rękojmia) im gesetzlich zulässigen Umfang aus (Art. 558 § 1 des polnischen Zivilgesetzbuchs). Das Recht des Kunden, eine Beanstandung gemäß § 16 einzureichen, bleibt hiervon unberührt.

§ 15. Sperrung und Beendigung des Vertrags

  1. inProjects kann den Zugang zur Plattform insgesamt oder für ausgewählte Konten sperren:
    1. bei Zahlungsverzug, nach Maßgabe von § 8 Abs. 6,
    2. bei einer wesentlichen Verletzung der Nutzungsbedingungen durch den Kunden oder einen Nutzer, wenn der Kunde die Verletzung nicht innerhalb von 7 Tagen nach Aufforderung beseitigt,
    3. unverzüglich und ohne Aufforderung, wenn dies zum Schutz der Sicherheit der Plattform, der Daten oder Dritter erforderlich ist (z. B. bei Übernahme eines Kontos, einem Angriff aus der Instanz des Kunden oder rechtswidrigen Inhalten). In diesem Fall informieren wir den Kunden unverzüglich über den Grund.
  2. Der Kunde kann das Abonnement nach Maßgabe von § 7 Abs. 3 kündigen. Jede Partei kann den Vertrag mit sofortiger Wirkung kündigen, wenn die andere Partei den Vertrag wesentlich verletzt und die Verletzung nicht innerhalb von 14 Tagen nach schriftlicher Aufforderung oder Aufforderung per E-Mail beseitigt.
  3. inProjects kann den Vertrag aus wichtigem Grund unter Einhaltung einer Kündigungsfrist von 90 Tagen kündigen. Wichtige Gründe sind insbesondere die Einstellung der Weiterentwicklung der Plattform oder eine Rechtsänderung, die die Erbringung der Leistungen unmöglich macht. In diesem Fall erstatten wir den anteiligen Teil des Entgelts für den nicht genutzten Zeitraum.
  4. Die Folgen der Vertragsbeendigung im Hinblick auf die Kundendaten regelt § 10 Abs. 6.
  5. Nutzerkonten werden vom Kunden-Administrator gelöscht. Ein Nutzer, der sein Konto oder seine Daten löschen lassen möchte, sollte sich an den Kunden als seinen Arbeitgeber oder Auftraggeber wenden. An inProjects gerichtete Anfragen leiten wir an den Kunden weiter.

§ 16. Beanstandungen

  1. Beanstandungen (Reklamationen) in Bezug auf die Leistungen sind per E-Mail an [email protected] oder schriftlich an die Anschrift von inProjects zu richten.
  2. Die Beanstandung sollte enthalten:
    1. den Namen des Kunden und die Adresse der Instanz,
    2. die Kontaktdaten der meldenden Person,
    3. eine Beschreibung des Problems, das Datum seines Auftretens und nach Möglichkeit Screenshots oder Schritte zur Reproduktion.
  3. Eine Beanstandung kann innerhalb von 30 Tagen ab dem Tag eingereicht werden, an dem der Kunde von ihrem Grund Kenntnis erlangt hat.
  4. inProjects bestätigt den Eingang der Beanstandung und bearbeitet sie innerhalb von 14 Tagen nach ihrem Eingang. Ist die Beanstandung unvollständig, beginnt die Frist mit ihrer Vervollständigung. Die Antwort senden wir an die E-Mail-Adresse, von der aus die Beanstandung eingereicht wurde.

§ 17. Vertraulichkeit

  1. Jede Partei behandelt die im Zusammenhang mit dem Vertrag erlangten, nicht öffentlich zugänglichen Informationen über die andere Partei vertraulich, insbesondere die Kundendaten, die Geschäftsbedingungen und technische Informationen über die Plattform.
  2. Die Vertraulichkeitspflicht gilt nicht für Informationen, die offengelegt werden:
    1. aufgrund gesetzlicher Vorschriften oder auf Verlangen einer zuständigen Behörde,
    2. gegenüber Beratern der Partei, die einer beruflichen Schweigepflicht unterliegen,
    3. gegenüber Subunternehmern in dem für die Vertragserfüllung erforderlichen Umfang.
  3. Die Vertraulichkeitspflicht gilt während der Vertragslaufzeit und für 3 Jahre nach deren Ende. In Bezug auf Geschäftsgeheimnisse gilt sie, solange diese ihren Charakter als Geschäftsgeheimnis behalten.
  4. inProjects kann den Kunden (Name und Logo) in der Liste der WTMS-Kunden nennen, sofern der Kunde dem nicht widerspricht.

§ 18. Personenbezogene Daten

  1. Hinsichtlich der vom Kunden und von den Nutzern in die Plattform eingegebenen personenbezogenen Daten (insbesondere Daten der Arbeitnehmer und Kunden des Kunden) ist der Kunde Verantwortlicher und inProjects Auftragsverarbeiter. Die Auftragsverarbeitung regelt Anlage Nr. 2, die den Vertrag im Sinne von Art. 28 Abs. 3 DSGVO darstellt. Mit dem Abschluss des Vertrags wird auch dieser Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.
  2. inProjects ist Verantwortlicher für die personenbezogenen Daten der Vertreter und Kontaktpersonen des Kunden, der Personen, die eine Demo registrieren, der Nutzer der Website sowie für technische Daten, die zu Sicherheits- und Abrechnungszwecken verarbeitet werden. Die Grundsätze der Verarbeitung dieser Daten beschreibt die Datenschutzerklärung.

§ 19. Höhere Gewalt

  1. Die Parteien haften nicht für die Nichterfüllung oder nicht ordnungsgemäße Erfüllung des Vertrags, die durch höhere Gewalt verursacht wird, d. h. durch ein äußeres Ereignis, das bei Anwendung der gebotenen Sorgfalt weder vorhersehbar noch abwendbar war. Dies sind z. B.:
    • Krieg, Naturkatastrophen, Brand, Hochwasser,
    • Epidemie,
    • hoheitliche Maßnahmen,
    • großflächige Ausfälle von Energie- oder Telekommunikationsnetzen,
    • massenhafte Cyberangriffe trotz Anwendung angemessener Sicherheitsvorkehrungen.
  2. Die von höherer Gewalt betroffene Partei benachrichtigt die andere Partei unverzüglich. Dauert die höhere Gewalt länger als 30 Tage, kann jede Partei den Vertrag mit sofortiger Wirkung kündigen.

§ 20. Änderungen der Nutzungsbedingungen

  1. inProjects kann die Nutzungsbedingungen aus wichtigen Gründen ändern. Solche Gründe sind insbesondere:
    • eine Änderung von Rechtsvorschriften oder eine behördliche Entscheidung,
    • eine Änderung des Umfangs oder der Art der Erbringung der Leistungen,
    • ein Wechsel von Zahlungsdienstleistern oder Unterauftragsverarbeitern,
    • Sicherheitserwägungen,
    • die Notwendigkeit, Bestimmungen zu präzisieren.
  2. Über eine Änderung der Nutzungsbedingungen informieren wir die Kunden per E-Mail oder in der Plattform mindestens 14 Tage vor ihrem Inkrafttreten. Änderungen, die ausschließlich auf Rechtsvorschriften beruhen oder für den Kunden vorteilhaft sind, können früher in Kraft treten.
  3. Ein Kunde, der die Änderungen nicht akzeptiert, kann den Vertrag vor dem Tag ihres Inkrafttretens mit Wirkung zu diesem Tag kündigen. In diesem Fall erstatten wir den anteiligen Teil des Entgelts für den nicht genutzten Zeitraum.
  4. Frühere Fassungen der Nutzungsbedingungen sind auf der Website verfügbar.

§ 21. Schlussbestimmungen

  1. Der Vertrag unterliegt polnischem Recht. Das Übereinkommen der Vereinten Nationen über Verträge über den internationalen Warenkauf (CISG) findet keine Anwendung.
  2. Für Streitigkeiten aus dem Vertrag ist das für den Sitz von inProjects zuständige ordentliche Gericht zuständig. Dies gilt nicht, soweit zwingende Rechtsvorschriften etwas anderes bestimmen.
  3. Ist der Kunde eine natürliche Person, die ein Einzelunternehmen betreibt und einen Vertrag schließt, der unmittelbar mit dieser Tätigkeit zusammenhängt, für sie aber keinen beruflichen Charakter hat, genießt sie den im polnischen Recht für solche Unternehmer vorgesehenen Schutz (u. a. Art. 3855 des polnischen Zivilgesetzbuchs). Bestimmungen der Nutzungsbedingungen, die diesem Schutz widersprechen, finden ihr gegenüber keine Anwendung.
  4. Die Nutzungsbedingungen sind in polnischer, englischer und deutscher Sprache verfügbar. Im Falle von Abweichungen ist die polnische Fassung maßgeblich.
  5. Sollte sich eine Bestimmung der Nutzungsbedingungen als unwirksam oder undurchführbar erweisen, bleiben die übrigen Bestimmungen wirksam. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck der Parteien am nächsten kommt.
  6. Der Kunde darf Rechte und Pflichten aus dem Vertrag nicht ohne Zustimmung von inProjects auf Dritte übertragen. inProjects kann den Vertrag auf einen Rechtsnachfolger oder auf ein Unternehmen, das den mit WTMS verbundenen Geschäftsbetrieb übernimmt, übertragen und benachrichtigt den Kunden hierüber.
  7. Die Nutzungsbedingungen gelten ab dem 1. Oktober 2026.

Anlage Nr. 1. Risiken im Zusammenhang mit der Nutzung elektronischer Dienste

Gemäß Art. 6 des polnischen Gesetzes über die Erbringung elektronischer Dienstleistungen informieren wir über die besonderen Risiken im Zusammenhang mit der Nutzung elektronisch erbrachter Dienste sowie über Funktion und Zweck der Software oder Daten, die inProjects in das IT-System des Kunden einbringt.

  1. Zu den typischen Risiken gehören:
    • Schadsoftware (Viren, Würmer, Trojaner, Spyware und Verschlüsselungstrojaner),
    • das Abgreifen von Zugangsdaten (Phishing), einschließlich gefälschter Nachrichten, die sich als WTMS oder inProjects ausgeben,
    • das Abfangen von Daten, die über ungesicherte WLAN-Netze übertragen werden,
    • die Übernahme eines Kontos aufgrund eines schwachen oder mehrfach verwendeten Passworts oder des Verlusts eines Geräts mit angemeldeter Mobile App oder QR-Code,
    • Spam.
  2. Zur Verringerung des Risikos sollten Sie:
    • ein aktuelles Betriebssystem, einen aktuellen Browser und aktuelle Antivirensoftware verwenden,
    • starke und einmalige Passwörter verwenden,
    • QR-Codes und RFID-Karten nicht weitergeben,
    • den Bildschirm mobiler Geräte sperren,
    • sich ausschließlich auf Seiten der Domain wtms.app mit gültigem TLS-Zertifikat anmelden.
    inProjects fragt niemals per E-Mail oder telefonisch nach Ihrem Passwort.
  3. Eingebrachte Software und Daten:
    • Das WTMS-Panel speichert im Browser Cookies und Daten im Browserspeicher (sessionStorage, localStorage). Sie dienen der Aufrechterhaltung der Sitzung, dem Schutz vor CSRF-Angriffen und dem Speichern von Einstellungen der Benutzeroberfläche.
    • Die Mobile App speichert auf dem Gerät ein Authentifizierungstoken, eine lokale Datenbank für den Offline-Modus sowie die aufgenommenen Fotos bis zu deren Übertragung.
    • Einzelheiten beschreibt die Datenschutzerklärung.

Anlage Nr. 2. Bedingungen der Auftragsverarbeitung personenbezogener Daten

Diese Anlage stellt einen Vertrag über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag im Sinne von Art. 28 Abs. 3 DSGVO dar (nachfolgend: Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO oder AVV). Er wird zwischen dem Kunden als Verantwortlichem (nachfolgend: Verantwortlicher) und inProjects als Auftragsverarbeiter (nachfolgend: Auftragsverarbeiter) geschlossen.

1. Gegenstand, Art und Zweck der Verarbeitung

  1. Der Verantwortliche beauftragt den Auftragsverarbeiter mit der Verarbeitung der personenbezogenen Daten, die vom Verantwortlichen und von den Nutzern in die Plattform (einschließlich der Demo) eingegeben werden. Zweck ist die Erbringung der Leistungen gemäß dem Vertrag.
  2. Die Art der Verarbeitung umfasst:
    • das Speichern, Ordnen und Bereitstellen von Daten,
    • die Erstellung von Datensicherungen,
    • die Verarbeitung von Fotos (Miniaturansichten, Auslesen von Metadaten, Einblenden von Beschriftungen),
    • die Geokodierung von Adressen und Koordinaten,
    • die Synchronisierung mit vom Verantwortlichen konfigurierten Integrationen,
    • die Erstellung von Berichten und Exporten,
    • den Versand von E-Mail-Benachrichtigungen,
    • das Löschen von Daten.
  3. Die Verarbeitung erfolgt für die Dauer des Vertrags und den in § 10 Abs. 6 der Nutzungsbedingungen beschriebenen Zeitraum, im Falle der Demo für den Zeitraum nach § 5 Abs. 6.

2. Arten von Daten und Kategorien betroffener Personen

Kategorien betroffener PersonenArten von Daten (abhängig von Konfiguration und Modulen)
Nutzer: Arbeitnehmer, Mitarbeiter und Subunternehmer des Verantwortlichen
  • Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Rolle, Team, Vorgesetzter, Organisationen,
  • Anmeldekennungen (Hash des QR-Codes, Kennung der RFID-Karte),
  • Arbeitszeit- und Anwesenheitserfassung (Kommen und Gehen, Verspätungen, Korrekturen), Arbeitspläne,
  • zugewiesene Aufträge und Aufgaben, Aktivitätsverlauf und Änderungsprotokoll,
  • vom Nutzer aufgenommene Fotos einschließlich Metadaten: GPS-Standort, Höhe, Uhrzeit, Kameramodell und -parameter,
  • Kennung, Modell und Systemversion des mobilen Geräts,
  • Ausleihen von Geräten und Werkzeugen, Materialentnahmen,
  • Tankbelege, Fahrzeuge (Kennzeichen), Ausgaben.
Endkunden des Verantwortlichen und andere mit den Arbeitsorten verbundene Personen
  • Vorname, Nachname oder Firma, Telefonnummer, Adresse und Standort des Arbeitsortes, Anmerkungen zur Adresse, Kennungen aus Systemen der Auftraggeber,
  • Bildnis, sofern die Person auf Fotos abgebildet ist.
Kontaktpersonen von Unternehmen, die mit dem Verantwortlichen zusammenarbeitenVorname, Nachname, Firmenname, Kontaktdaten, Rechnungsnummer, Beträge.

Die Plattform ist nicht für die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) oder von Daten über strafrechtliche Verurteilungen (Art. 10 DSGVO) bestimmt. Der Verantwortliche sollte solche Daten nicht eingeben, sofern die Parteien nichts anderes gesondert vereinbaren.

3. Pflichten des Auftragsverarbeiters

  1. Der Auftragsverarbeiter:
    1. verarbeitet die Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen. Als Weisung gelten der Vertrag, die vom Verantwortlichen vorgenommene Konfiguration der Plattform sowie die Handlungen der Nutzer in der Plattform. Der Auftragsverarbeiter darf Daten ohne Weisung verarbeiten, wenn er nach dem Recht der Union oder eines Mitgliedstaats hierzu verpflichtet ist; in diesem Fall teilt er dies dem Verantwortlichen vor Beginn der Verarbeitung mit, sofern das Recht dies nicht verbietet,
    2. informiert den Verantwortlichen unverzüglich, wenn eine Weisung seiner Auffassung nach gegen die DSGVO oder andere Datenschutzvorschriften verstößt,
    3. gewährleistet, dass sich die zur Verarbeitung der Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen,
    4. ergreift die nach Art. 32 DSGVO erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen (Ziff. 4),
    5. hält die Bedingungen für die Inanspruchnahme von Unterauftragsverarbeitern ein (Ziff. 5),
    6. unterstützt den Verantwortlichen nach Möglichkeit mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen bei der Erfüllung von Anträgen betroffener Personen. Die Plattform ermöglicht dem Verantwortlichen die selbstständige Einsicht, Berichtigung, den Export und die Löschung von Daten. Einen unmittelbar an ihn gerichteten Antrag leitet der Auftragsverarbeiter unverzüglich an den Verantwortlichen weiter und bearbeitet ihn nicht ohne Weisung selbst,
    7. unterstützt den Verantwortlichen unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen bei der Einhaltung der Pflichten aus Art. 32-36 DSGVO,
    8. löscht oder übergibt die Daten nach Beendigung der Leistungen gemäß Ziff. 7,
    9. stellt dem Verantwortlichen die zum Nachweis der Einhaltung der Pflichten aus Art. 28 DSGVO erforderlichen Informationen zur Verfügung und ermöglicht Überprüfungen (Ziff. 6).
  2. Der Auftragsverarbeiter führt ein Verzeichnis aller Kategorien von Verarbeitungstätigkeiten gemäß Art. 30 Abs. 2 DSGVO.

4. Sicherheitsmaßnahmen

Der Auftragsverarbeiter wendet insbesondere folgende Maßnahmen an:

5. Unterauftragsverarbeiter

  1. Der Verantwortliche erteilt dem Auftragsverarbeiter eine allgemeine Genehmigung zur Inanspruchnahme von Unterauftragsverarbeitern. Deren aktuelle Liste befindet sich in der Datenschutzerklärung (Abschnitt „Empfänger der Daten und Unterauftragsverarbeiter“).
  2. Über die beabsichtigte Hinzuziehung oder Ersetzung eines Unterauftragsverarbeiters informiert der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen per E-Mail oder in der Plattform mindestens 14 Tage im Voraus. Der Verantwortliche kann innerhalb dieser Frist einen begründeten Einspruch erheben. Einigen sich die Parteien nicht auf eine Lösung, kann der Verantwortliche den Vertrag mit Wirkung zum Tag der Einführung der Änderung kündigen und erhält den anteiligen Teil des Entgelts für den nicht genutzten Zeitraum erstattet.
  3. Der Auftragsverarbeiter erlegt dem Unterauftragsverarbeiter Datenschutzpflichten auf, die nicht geringer sind als die sich aus dem AVV ergebenden, und haftet gegenüber dem Verantwortlichen für deren Erfüllung.
  4. Anbieter von Drittdiensten, die über ein Konto des Verantwortlichen integriert sind (§ 11 Abs. 2 der Nutzungsbedingungen), sind keine Unterauftragsverarbeiter des Auftragsverarbeiters.
  5. Eine Übermittlung von Daten in ein Drittland erfolgt ausschließlich unter Einhaltung der Bedingungen von Kapitel V DSGVO, z. B. auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses (einschließlich des EU-U.S. Data Privacy Framework) oder von Standardvertragsklauseln.

6. Audit

  1. Der Verantwortliche kann die Übereinstimmung der Verarbeitung mit dem AVV überprüfen. Dies erfolgt vorrangig durch schriftliche Fragen und die Anforderung von Unterlagen, die der Auftragsverarbeiter innerhalb von 14 Tagen beantwortet.
  2. Ein Audit vor Ort kann höchstens einmal jährlich stattfinden, es sei denn, es ist eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten eingetreten. Bedingungen des Audits:
    • Ankündigung mindestens 14 Tage im Voraus,
    • Durchführung an Werktagen und ohne Beeinträchtigung des Geschäftsbetriebs des Auftragsverarbeiters,
    • ein Auditor, der zur Vertraulichkeit verpflichtet ist und kein Wettbewerber des Auftragsverarbeiters ist,
    • die Kosten des Audits trägt der Verantwortliche.

7. Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten und Beendigung der Verarbeitung

  1. Der Auftragsverarbeiter meldet dem Verantwortlichen die Feststellung einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich, spätestens innerhalb von 48 Stunden nach ihrer Feststellung. Die Meldung enthält die Informationen nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO, soweit sie zu diesem Zeitpunkt verfügbar sind; die übrigen Informationen übermittelt der Auftragsverarbeiter schrittweise. Die Meldung an die Aufsichtsbehörde und die Benachrichtigung der betroffenen Personen nimmt der Verantwortliche vor.
  2. Nach Vertragsende ermöglicht der Auftragsverarbeiter den Export der Daten und löscht sie anschließend nach den Grundsätzen und innerhalb der Fristen des § 10 Abs. 6 der Nutzungsbedingungen. Im Falle der Demo gelten die Fristen des § 5 Abs. 6 der Nutzungsbedingungen. Auf Verlangen des Verantwortlichen bestätigt der Auftragsverarbeiter die Löschung der Daten.
  3. Die Haftung des Auftragsverarbeiters aus dem AVV unterliegt den Beschränkungen des § 14 der Nutzungsbedingungen, soweit dies nach Art. 82 DSGVO zulässig ist.
  4. In den im AVV nicht geregelten Angelegenheiten gelten die Nutzungsbedingungen und die DSGVO.