Regulamin świadczenia usług WTMS

Obowiązuje od 1 października 2026 r. · Wersja 1.0 · Wersje językowe: English · Deutsch

§ 1. Postanowienia ogólne

  1. Niniejszy regulamin (dalej: Regulamin) określa zasady świadczenia drogą elektroniczną usług systemu WTMS: platformy do zarządzania pracą w terenie, czasem pracy, dokumentacją fotograficzną, sprzętem i materiałami. Jest to regulamin, o którym mowa w art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
  2. Usługodawcą jest inProjects spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp. k. z siedzibą w Szczecinie, ul. Harcerzy 3, 71-465 Szczecin, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Szczecin-Centrum w Szczecinie, XIII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0000650754, NIP 854-240-20-87, REGON 321193708 (dalej: inProjects lub my).
  3. Kontakt z inProjects:
    1. sprawy ogólne: [email protected], tel. +48 91 886 18 38,
    2. wsparcie techniczne i reklamacje: [email protected],
    3. ochrona danych osobowych (Inspektor Ochrony Danych): [email protected],
    4. adres korespondencyjny: ul. Harcerzy 3, 71-465 Szczecin.
  4. Usługi są przeznaczone wyłącznie dla przedsiębiorców i innych podmiotów prowadzących działalność gospodarczą lub zawodową, które korzystają z nich w związku z tą działalnością. Usługi nie są przeznaczone dla konsumentów w rozumieniu art. 221 Kodeksu cywilnego. Osoba zawierająca Umowę w imieniu Klienta oświadcza, że jest do tego należycie umocowana.
  5. Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie pod adresem https://wtms.app/regulamin/ w formie, która umożliwia jego pobranie, utrwalenie i wydrukowanie.
  6. Jeżeli inProjects i Klient zawarli odrębną umowę w formie pisemnej lub elektronicznej (np. umowę wdrożeniową, umowę na pilotaż albo indywidualną ofertę), jej postanowienia mają pierwszeństwo przed Regulaminem. W pozostałym zakresie stosuje się Regulamin.

§ 2. Definicje

Pojęcia pisane w Regulaminie wielką literą oznaczają:

Platforma lub WTMS
oprogramowanie WTMS udostępniane przez inProjects w modelu SaaS. Obejmuje panel internetowy, Aplikację Mobilną, aplikacje stanowiskowe (kiosk, tablet magazynowy) oraz interfejsy programistyczne (API).
Aplikacja Mobilna
aplikacja WTMS na urządzenia z systemem Android i iOS, udostępniana w sklepach Google Play i App Store lub w inny sposób wskazany przez inProjects.
Serwis
strony internetowe inProjects poświęcone WTMS w domenie wtms.app, w tym strona informacyjna, formularz rejestracji Instancji Demonstracyjnej oraz bramka logowania login.wtms.app.
Klient
przedsiębiorca lub inny podmiot, o którym mowa w § 1 ust. 4, który zawarł z inProjects Umowę lub zarejestrował Instancję Demonstracyjną.
Instancja
wydzielone środowisko Platformy przypisane Klientowi, z własną bazą danych, dostępne pod adresem w domenie wtms.app. W ramach Instancji mogą działać jedna lub więcej Organizacji.
Organizacja
logicznie wydzielona część Instancji (np. spółka, oddział lub projekt) z odrębnym zestawem danych, Użytkowników i uprawnień.
Instancja Demonstracyjna lub Demo
bezpłatna, czasowa Organizacja testowa zakładana samodzielnie przez formularz w Serwisie, na zasadach opisanych w § 5.
Użytkownik
osoba fizyczna, której Klient nadał dostęp do Platformy, w szczególności pracownik, współpracownik lub podwykonawca Klienta.
Administrator Klienta
Użytkownik, któremu Klient nadał uprawnienia do zarządzania Organizacją, Użytkownikami, rolami i konfiguracją.
Konto
zbiór danych i uprawnień Użytkownika w Platformie, dostępny po uwierzytelnieniu hasłem, kodem QR, kartą RFID albo inną metodą udostępnioną w Platformie.
Umowa
umowa o świadczenie Usług zawarta między inProjects a Klientem na warunkach Regulaminu, obejmująca także Załączniki, Cennik i zaakceptowane Zamówienie.
Zamówienie
wybór Pakietu, okresu rozliczeniowego i ewentualnych usług dodatkowych dokonany przez Klienta w Serwisie lub w Platformie, albo potwierdzony przez strony w inny sposób.
Abonament
odpłatne, odnawialne prawo korzystania z Platformy w zakresie wybranego Pakietu.
Pakiet
wariant Abonamentu określający opłatę oraz limity, w szczególności przestrzeń na dane, liczbę Kont Użytkowników, roczną liczbę nowych zadań, liczbę punktów adresowych, liczbę kartotek sprzętu i materiałów, maksymalną wielkość pliku i okres przechowywania danych.
Cennik
aktualne zestawienie Pakietów, opłat i limitów opublikowane w Serwisie.
Dane Klienta
wszelkie dane i treści wprowadzone do Platformy przez Klienta lub Użytkowników albo wygenerowane w Platformie na ich rzecz, w tym zdjęcia, metadane zdjęć, rejestry czasu pracy, zlecenia, adresy, formularze, dokumenty i dane osobowe.
Operator Płatności
podmiot świadczący usługi płatnicze, za pośrednictwem którego Klient opłaca Abonament (§ 8 ust. 3).
Dni Robocze
dni od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy w Polsce.
RODO
rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
Polityka Prywatności
dokument opublikowany pod adresem https://wtms.app/polityka-prywatnosci/, opisujący przetwarzanie danych osobowych w związku z WTMS.

§ 3. Rodzaje i zakres Usług

  1. Na podstawie Regulaminu inProjects świadczy następujące usługi (dalej: Usługi):
    1. udostępnianie Platformy w ramach Abonamentu, w zakresie Pakietu i modułów udostępnionych Klientowi. W szczególności obejmuje to:
      • rejestrację czasu pracy i obecności (w tym przez kiosk z czytnikiem RFID),
      • obsługę zleceń i zadań,
      • dokumentację fotograficzną z geolokalizacją i mapą zdjęć (PhotoGIS),
      • ewidencję sprzętu, narzędzi, materiałów i magazynu,
      • ewidencję paliwa i wydatków,
      • import projektów z plików i arkuszy,
      • eksport danych i dokumentacji,
    2. udostępnianie Aplikacji Mobilnej Użytkownikom Klienta,
    3. Instancję Demonstracyjną (§ 5),
    4. wsparcie techniczne (§ 12),
    5. usługi informacyjne w Serwisie: udostępnianie treści o WTMS, formularz kontaktowy i umawianie spotkań.
  2. Aktualny opis funkcji i modułów znajduje się w Serwisie i w dokumentacji Platformy. Zakres funkcji dostępnych dla Klienta zależy od Pakietu i uzgodnionych modułów.
  3. Usługi dodatkowe, takie jak wdrożenie, szkolenia, migracja danych, integracje dedykowane czy prace programistyczne, są świadczone na podstawie odrębnego Zamówienia lub umowy.
  4. inProjects może udostępniać funkcje oznaczone jako testowe („beta”, „wersja zapoznawcza”). Takie funkcje mogą zostać zmienione lub wycofane bez zachowania terminów z § 12 ust. 5.

§ 4. Wymagania techniczne

  1. Do korzystania z Platformy potrzebne są:
    1. urządzenie z dostępem do internetu,
    2. aktualna wersja przeglądarki Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge lub Safari z włączoną obsługą JavaScript i plików cookies niezbędnych do działania panelu,
    3. aktywny adres e-mail,
    4. w przypadku Aplikacji Mobilnej: urządzenie z systemem Android lub iOS w wersji wskazanej w sklepie z aplikacjami, z aparatem i odbiornikiem GPS; do przesyłania danych potrzebne jest połączenie z internetem,
    5. w przypadku kiosku lub tabletu magazynowego: urządzenie i czytnik RFID zgodne z wymaganiami przekazanymi przez inProjects.
  2. Aplikacja Mobilna może działać w trybie offline. Dane zapisane offline są przechowywane na urządzeniu i przesyłane do Platformy po odzyskaniu połączenia. Do chwili przesłania odpowiada za nie posiadacz urządzenia.
  3. Zakazane jest dostarczanie przez Klienta lub Użytkowników treści o charakterze bezprawnym, w tym treści naruszających prawa osób trzecich, oraz plików zawierających złośliwe oprogramowanie.
  4. Zagrożenia związane z korzystaniem z usług elektronicznych opisuje Załącznik nr 1.

§ 5. Instancja Demonstracyjna

  1. Instancja Demonstracyjna pozwala Klientowi bezpłatnie sprawdzić Platformę przed zakupem Abonamentu. Demo nie służy do prowadzenia rzeczywistej działalności.
  2. Rejestracja. Aby założyć Demo, należy:
    1. podać w formularzu Serwisu nazwę firmy, proponowaną nazwę subdomeny i służbowy adres e-mail; opcjonalnie numer telefonu i język interfejsu,
    2. przejść automatyczną weryfikację zabezpieczającą przed botami,
    3. potwierdzić adres e-mail jednorazowym kodem wysłanym na ten adres,
    4. zaakceptować Regulamin i zapoznać się z Polityką Prywatności,
    5. ustawić hasło przez link aktywacyjny przesłany e-mailem.
    Zaakceptowanie Regulaminu oznacza zawarcie umowy o świadczenie usługi Demo na czas oznaczony.
  3. inProjects może odmówić założenia Demo lub je zamknąć, w szczególności gdy:
    1. podane dane są nieprawdziwe,
    2. użyto adresu z serwisu poczty tymczasowej,
    3. przekroczono limity rejestracji,
    4. zachodzi podejrzenie nadużycia lub działania zautomatyzowanego,
    5. osiągnięto maksymalną liczbę aktywnych Instancji Demonstracyjnych.
    Jeżeli podany adres e-mail ma już Konto w WTMS, Demo nie zostanie utworzone, a na ten adres wyślemy informację o próbie rejestracji.
  4. Charakter Demo. Każde Demo to odrębna Organizacja z własną subdomeną w domenie wtms.app. Osoba rejestrująca otrzymuje rolę Administratora Klienta i może zaprosić kolejnych Użytkowników. Demo może zawierać przykładowe dane konfiguracyjne i słownikowe przygotowane przez inProjects. Nie zawiera danych innych klientów. Adresy Demo nie są indeksowane przez wyszukiwarki.
  5. Czas trwania. Demo trwa przez okres wskazany w formularzu rejestracji i w wiadomości aktywacyjnej, standardowo 7 dni od ustawienia hasła. Link aktywacyjny jest ważny przez czas wskazany w wiadomości. inProjects może według własnego uznania przedłużyć Demo.
  6. Po upływie okresu Demo dostęp do Organizacji jest blokowany. Dane Demo przechowujemy wtedy jeszcze przez 90 dni. Jeżeli w tym czasie Klient zawrze Umowę, może kontynuować pracę na danych Demo, o ile inProjects potwierdzi taką możliwość. Po upływie 90 dni Demo wraz ze wszystkimi danymi jest trwale usuwane, bez możliwości odtworzenia. Konta Użytkowników, które nie należą do żadnej innej Organizacji, również są usuwane.
  7. Zakaz wprowadzania danych produkcyjnych. Demo służy wyłącznie do testów. Klient zobowiązuje się nie wprowadzać do Demo:
    1. danych osobowych pracowników, współpracowników ani klientów, w tym zdjęć z wizerunkiem osób i zdjęć z rzeczywistych lokalizacji prac,
    2. tajemnic przedsiębiorstwa,
    3. innych danych produkcyjnych.
    Jeżeli Klient mimo to wprowadzi dane osobowe, jest ich administratorem, a inProjects przetwarza je w jego imieniu na zasadach Załącznika nr 2, wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia Demo i do czasu jego usunięcia.
  8. Ograniczenia. Demo jest świadczone w stanie, w jakim jest („as is”), bez gwarancji dostępności, wsparcia, wydajności ani kopii zapasowych. W Demo mogą nie działać niektóre integracje i zadania automatyczne. inProjects może ograniczyć funkcje, liczbę rejestracji, liczbę prób i przestrzeń dyskową Demo.
  9. Kontakt handlowy. Po rejestracji zespół sprzedaży inProjects otrzymuje informację o założeniu Demo (nazwa firmy, adres Demo, dane kontaktowe) i może skontaktować się z Klientem w sprawie Demo i ewentualnego zakupu. Szczegóły opisuje Polityka Prywatności.
  10. Klient może w każdej chwili zakończyć Demo, wysyłając prośbę na [email protected]. W takim przypadku usuwamy Demo bez czekania na upływ terminu z ust. 6.

§ 6. Konto, Instancja i Użytkownicy

  1. Po zawarciu Umowy inProjects udostępnia Klientowi Instancję lub Organizację oraz Konto Administratora Klienta. Administrator Klienta zakłada i usuwa Konta Użytkowników, nadaje role i uprawnienia oraz konfiguruje Organizację.
  2. Konta Użytkowników są zakładane przez Klienta i w jego imieniu. Klient odpowiada za:
    1. dobór osób, którym nadaje dostęp,
    2. zakres ich uprawnień,
    3. działania Użytkowników jak za własne działania,
    4. niezwłoczne odebranie dostępu osobom, które przestały współpracować z Klientem.
  3. Dane logowania, w tym hasła, kody QR, karty RFID i kody jednorazowe, są poufne. Klient i Użytkownicy muszą je chronić przed dostępem osób nieuprawnionych. O podejrzeniu ich ujawnienia należy niezwłocznie powiadomić inProjects i unieważnić dane logowania (np. zmienić hasło, wygenerować nowy kod QR, zablokować kartę).
  4. Zakazane jest:
    1. zakładanie Kont lub Demo metodami zautomatyzowanymi,
    2. udostępnianie jednego Konta kilku osobom, z wyjątkiem kont stanowiskowych przewidzianych w Platformie (np. kiosk),
    3. obchodzenie limitów Pakietu.
  5. Konta techniczne i administracyjne inProjects mogą mieć dostęp do Instancji w zakresie niezbędnym do jej utrzymania, wsparcia i bezpieczeństwa, na zasadach Załącznika nr 2.

§ 7. Zawarcie Umowy i Abonament

  1. Umowa zostaje zawarta z chwilą, gdy Klient złoży Zamówienie, zaakceptuje Regulamin, a inProjects potwierdzi Zamówienie e-mailem lub w Platformie. W przypadku Abonamentu opłacanego z góry Umowa jest zawierana pod warunkiem skutecznej płatności.
  2. Abonament jest zawierany na okres rozliczeniowy wybrany w Zamówieniu: miesięczny lub roczny. Jeżeli Pakiet przewiduje fakturowanie miesięczne przy zobowiązaniu rocznym, Klient zobowiązuje się do korzystania z Abonamentu i opłacania go przez 12 miesięcy.
  3. Abonament odnawia się automatycznie na kolejne okresy tej samej długości, chyba że Klient lub inProjects wypowie go najpóźniej na 30 dni przed końcem bieżącego okresu. W przypadku Abonamentu miesięcznego termin ten wynosi 7 dni. Wypowiedzenie następuje w Platformie lub e-mailem na [email protected].
  4. Klient może w każdej chwili przejść na wyższy Pakiet. Zmiana działa od chwili potwierdzenia, a opłata jest wyrównywana proporcjonalnie. Przejście na niższy Pakiet działa od kolejnego okresu rozliczeniowego, o ile Dane Klienta mieszczą się w limitach niższego Pakietu.
  5. Przekroczenie limitów Pakietu nie powoduje automatycznego obciążenia Klienta. inProjects kontaktuje się wtedy z Klientem i proponuje zmianę Pakietu. Jeżeli Klient nie zmieni Pakietu w ciągu 30 dni, inProjects może zablokować dodawanie nowych danych ponad limit.
  6. Oferty specjalne, pilotaże i warunki indywidualne określa odrębne Zamówienie lub umowa.

§ 8. Opłaty i płatności

  1. Opłaty za Abonament określa Cennik obowiązujący w dniu złożenia Zamówienia. Wszystkie ceny są cenami netto w walucie wskazanej w Cenniku. Do cen dolicza się podatek VAT według obowiązujących przepisów; w stosownych przypadkach stosuje się mechanizm odwrotnego obciążenia.
  2. Opłata za Abonament jest płatna z góry za każdy okres rozliczeniowy, chyba że Zamówienie stanowi inaczej.
  3. Płatności obsługują Operatorzy Płatności wskazani przy składaniu Zamówienia, w szczególności:
    • Stripe Payments Europe, Ltd. (Irlandia),
    • PayU S.A.,
    • PayPro S.A. (Przelewy24),
    • Krajowy Integrator Płatności S.A. (Tpay),
    • Autopay S.A.
    Płatność może też nastąpić przelewem na rachunek bankowy inProjects wskazany na fakturze. Do płatności przez Operatora Płatności stosuje się także jego regulamin.
  4. Przy płatnościach cyklicznych Klient upoważnia inProjects i Operatora Płatności do automatycznego obciążania wskazanego instrumentu płatniczego opłatą za kolejne okresy rozliczeniowe. Klient może w każdej chwili zmienić instrument płatniczy lub wycofać upoważnienie. Nie zwalnia go to z obowiązku zapłaty za bieżący okres.
  5. Klient akceptuje wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej. Jeżeli przepisy tego wymagają, faktury są wystawiane w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).
  6. Jeżeli płatność się opóźnia, inProjects może naliczać odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych. Po bezskutecznym upływie 7 dni od wezwania do zapłaty inProjects może zawiesić dostęp do Platformy do czasu uregulowania należności. Zawieszenie nie powoduje usunięcia Danych Klienta.
  7. inProjects może zmienić Cennik. Zmiana dotyczy trwających Abonamentów od kolejnego okresu rozliczeniowego i wymaga powiadomienia Klienta co najmniej 30 dni wcześniej. Klient, który nie akceptuje nowych cen, może wypowiedzieć Abonament ze skutkiem na koniec bieżącego okresu.
  8. Opłaty za rozpoczęty okres rozliczeniowy nie podlegają zwrotowi, z wyjątkiem przypadków, w których Umowa zostaje rozwiązana z przyczyn leżących po stronie inProjects. Wtedy zwracamy proporcjonalną część opłaty za niewykorzystany okres.

§ 9. Obowiązki Klienta

  1. Klient zobowiązuje się korzystać z Platformy zgodnie z prawem, Regulaminem i dokumentacją. W szczególności zobowiązuje się nie:
    1. podejmować prób nieuprawnionego dostępu do Platformy, innych Instancji lub danych innych klientów,
    2. przeprowadzać testów penetracyjnych ani obciążeniowych bez pisemnej zgody inProjects,
    3. zakłócać działania Platformy ani nadmiernie jej obciążać, w tym przez masowe zautomatyzowane zapytania do API ponad udokumentowane limity,
    4. dekompilować, dezasemblować ani odtwarzać kodu Platformy, z wyjątkiem przypadków dozwolonych przez bezwzględnie obowiązujące przepisy,
    5. odsprzedawać, sublicencjonować ani udostępniać Platformy podmiotom trzecim bez zgody inProjects,
    6. wykorzystywać Platformy do tworzenia konkurencyjnego produktu.
  2. Obowiązki Klienta jako pracodawcy i administratora danych. Klient decyduje, jakie dane o Użytkownikach i osobach trzecich są zbierane w Platformie i w jakim celu. Odpowiada w szczególności za:
    1. posiadanie podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych wprowadzanych do Platformy,
    2. spełnienie obowiązków informacyjnych wobec Użytkowników i innych osób, których dane dotyczą (art. 13 i 14 RODO), w tym poinformowanie Użytkowników, że Aplikacja Mobilna zapisuje lokalizację GPS, czas i parametry techniczne w metadanych wykonywanych zdjęć, a Platforma rejestruje czas pracy i historię działań,
    3. jeżeli Klient wykorzystuje Platformę do kontroli pracowników w sposób stanowiący monitoring w rozumieniu przepisów prawa pracy: spełnienie wymogów tych przepisów (w Polsce m.in. art. 222 i 223 Kodeksu pracy), w tym określenie celu, zakresu i sposobu kontroli w regulaminie pracy lub obwieszczeniu oraz uprzedzenie pracowników,
    4. przestrzeganie przepisów o ewidencji czasu pracy; Platforma jest narzędziem wspierającym, a za prawidłowość ewidencji odpowiada Klient,
    5. zgodność z prawem treści zdjęć, w tym poszanowanie wizerunku osób i tajemnic prawnie chronionych,
    6. realizację żądań osób, których dane dotyczą, w zakresie Danych Klienta.
  3. Klient zapewnia, że ma prawo wprowadzić do Platformy Dane Klienta, w tym pliki, projekty i arkusze importowane z systemów zewnętrznych, i że ich przetwarzanie w Platformie nie narusza praw osób trzecich ani umów, którymi Klient jest związany.
  4. Klient zwalnia inProjects z odpowiedzialności za roszczenia osób trzecich (w tym Użytkowników i organów nadzorczych) wynikające z naruszenia przez Klienta ust. 1-3, o ile inProjects niezwłocznie powiadomi Klienta o roszczeniu i umożliwi mu udział w obronie. Klient pokrywa uzasadnione koszty takiej obrony.

§ 10. Dane Klienta

  1. Dane Klienta należą do Klienta. inProjects nie nabywa do nich żadnych praw poza prawem do przetwarzania ich w zakresie niezbędnym do świadczenia Usług, utrzymania bezpieczeństwa i wykonania obowiązków prawnych.
  2. Dane każdego Klienta są przechowywane w odrębnej Instancji z osobną bazą danych. Organizacje w ramach jednej Instancji są od siebie oddzielone logicznie. Infrastruktura produkcyjna WTMS jest utrzymywana w serwerowni inProjects na terytorium Polski.
  3. inProjects wykonuje regularne kopie zapasowe Danych Klienta wyłącznie w celu odtworzenia Platformy po awarii. Kopie zapasowe nie zastępują eksportu danych przez Klienta.
  4. Okres przechowywania. Pakiet określa, jak długo Dane Klienta są przechowywane w Platformie w trakcie Umowy (np. 24 miesiące). Dane starsze niż ten okres możemy usunąć lub zarchiwizować, ale wcześniej powiadomimy Klienta co najmniej 30 dni naprzód i umożliwimy mu eksport. Usunięte przez Użytkowników rekordy trafiają do kosza, z którego Klient może je przywrócić, dopóki nie zostaną trwale usunięte.
  5. Eksport. Przez cały czas trwania Umowy Klient może eksportować Dane Klienta z użyciem funkcji Platformy (np. eksport dokumentacji do archiwum ZIP, arkuszy, raportów). Na żądanie Klienta inProjects przygotowuje eksport pełnej zawartości Organizacji w powszechnie używanym formacie; jeżeli wymaga to dodatkowej pracy, może pobrać za to wynagrodzenie według stawek uzgodnionych z Klientem.
  6. Po zakończeniu Umowy dostęp do Platformy zostaje zablokowany. Przez 30 dni od zakończenia Umowy Klient może zażądać eksportu Danych Klienta. Po tym terminie usuwamy Dane Klienta z Platformy w ciągu kolejnych 60 dni, a z kopii zapasowych w ramach ich cyklu rotacji. Wyjątkiem są dane, które musimy dalej przechowywać na podstawie przepisów prawa, np. dane rozliczeniowe.
  7. inProjects może wykorzystywać zanonimizowane dane statystyczne o korzystaniu z Platformy (np. liczbę zadań, obciążenie, czasy odpowiedzi) do rozwoju i utrzymania Platformy. Na ich podstawie nie da się zidentyfikować Klienta, Użytkowników ani innych osób.

§ 11. Integracje z usługami zewnętrznymi

  1. Platforma umożliwia integracje z usługami podmiotów trzecich. Dotyczy to w szczególności:
    1. Google Workspace (Google Drive i Google Sheets) do przechowywania zdjęć i synchronizacji arkuszy,
    2. usług map, geokodowania i danych przestrzennych (np. Mapbox, OpenStreetMap, MapTiler),
    3. importu danych z plików XLSX, CSV i arkuszy Google.
  2. Jeżeli integracja działa na koncie usługi zewnętrznej należącym do Klienta (np. Google Workspace Klienta), Klient samodzielnie zawiera umowę z dostawcą tej usługi i odpowiada za jej konfigurację. Przekazanie danych do tej usługi następuje na polecenie Klienta. inProjects nie odpowiada za działanie usług zewnętrznych ani za przetwarzanie danych przez ich dostawców.
  3. Jeżeli integracja działa na koncie należącym do inProjects, dostawca usługi jest dalszym podmiotem przetwarzającym na zasadach Załącznika nr 2.
  4. Zmiana lub wycofanie usługi przez jej dostawcę może ograniczyć lub wyłączyć działanie integracji. Nie stanowi to niewykonania Umowy przez inProjects.

§ 12. Dostępność, wsparcie i zmiany Platformy

  1. inProjects dokłada należytej staranności, aby Platforma była dostępna 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Docelowa dostępność Platformy w miesiącu kalendarzowym wynosi 99,5%. Do tego wskaźnika nie wlicza się:
    1. prac planowanych zapowiedzianych co najmniej 48 godzin wcześniej i prowadzonych w miarę możliwości poza godzinami 7:00-18:00 w Dni Robocze,
    2. pilnych prac związanych z bezpieczeństwem,
    3. przerw spowodowanych siłą wyższą, Klientem, Użytkownikami lub usługami zewnętrznymi (§ 11).
  2. Wsparcie techniczne działa w Dni Robocze w godzinach 9:00-16:00 czasu polskiego, przez e-mail [email protected]. Zgłoszenia uniemożliwiające korzystanie z Platformy są obsługiwane priorytetowo. Szczegółowe poziomy usług (SLA) mogą zostać określone w odrębnej umowie.
  3. Aplikacja Mobilna jest aktualizowana przez sklepy z aplikacjami. Klient powinien zapewnić, aby Użytkownicy korzystali z aktualnej wersji. inProjects może zakończyć obsługę wersji starszych niż dwie ostatnie wersje główne.
  4. inProjects stale rozwija Platformę i może zmieniać jej funkcje, wygląd i architekturę, o ile nie ograniczy to istotnie zakresu Usług opłaconych przez Klienta.
  5. O zmianach, które istotnie ograniczają funkcje używane przez Klienta, powiadamiamy co najmniej 30 dni wcześniej. Klient, który nie akceptuje takiej zmiany, może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym i otrzymać zwrot proporcjonalnej części opłaty za niewykorzystany okres.

§ 13. Własność intelektualna i licencja

  1. Wszelkie prawa do Platformy, Aplikacji Mobilnej, Serwisu, dokumentacji, znaków WTMS i inProjects oraz do ich elementów przysługują inProjects lub jej licencjodawcom.
  2. Na czas trwania Umowy inProjects udziela Klientowi niewyłącznej, nieprzenoszalnej licencji bez prawa sublicencji na korzystanie z Platformy przez Klienta i jego Użytkowników. Licencja obejmuje terytorium całego świata i wyłącznie wewnętrzne potrzeby działalności Klienta, w zakresie Pakietu. Licencja na Demo obowiązuje przez czas trwania Demo.
  3. Oprogramowanie open source wykorzystywane w Platformie podlega swoim licencjom.
  4. Klient może przekazywać inProjects uwagi i propozycje ulepszeń. inProjects może z nich korzystać bez ograniczeń i bez wynagrodzenia. Nie narusza to praw Klienta do Danych Klienta.

§ 14. Odpowiedzialność

  1. Strony odpowiadają za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy na zasadach ogólnych, z ograniczeniami wskazanymi w tym paragrafie.
  2. Całkowita odpowiedzialność inProjects wobec Klienta z tytułu Umowy, niezależnie od podstawy prawnej, jest ograniczona do kwoty opłat netto faktycznie zapłaconych przez Klienta za Usługi w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie wywołujące szkodę.
  3. inProjects nie odpowiada za utracone korzyści, utratę przychodów, klientów lub renomy ani za szkody pośrednie.
  4. inProjects nie odpowiada w szczególności za:
    1. treść i prawidłowość Danych Klienta,
    2. decyzje podjęte przez Klienta na podstawie danych z Platformy, w tym decyzje kadrowe i płacowe,
    3. dokładność lokalizacji GPS, która zależy od urządzenia, warunków odbioru i ustawień systemu,
    4. utratę danych zapisanych offline na urządzeniu, które nie zostały przesłane do Platformy,
    5. skutki udostępnienia danych logowania osobom trzecim przez Klienta lub Użytkowników,
    6. działanie usług zewnętrznych, sieci telekomunikacyjnych i urządzeń Klienta.
  5. W zakresie Demo, jako usługi bezpłatnej, inProjects odpowiada wyłącznie za szkody wyrządzone umyślnie.
  6. Ograniczenia odpowiedzialności z ust. 2-5 nie dotyczą:
    1. szkód wyrządzonych umyślnie,
    2. szkód na osobie,
    3. innych przypadków, w których ograniczenie odpowiedzialności jest niedopuszczalne z mocy prawa.
  7. Strony wyłączają odpowiedzialność inProjects z tytułu rękojmi w zakresie dopuszczalnym przez prawo (art. 558 § 1 Kodeksu cywilnego). Nie ogranicza to prawa Klienta do złożenia reklamacji zgodnie z § 16.

§ 15. Zawieszenie i rozwiązanie Umowy

  1. inProjects może zawiesić dostęp do Platformy, w całości lub dla wybranych Kont:
    1. w przypadku opóźnienia w płatności, na zasadach § 8 ust. 6,
    2. w przypadku istotnego naruszenia Regulaminu przez Klienta lub Użytkownika, jeżeli Klient nie usunie naruszenia w terminie 7 dni od wezwania,
    3. niezwłocznie i bez wezwania, jeżeli jest to konieczne dla ochrony bezpieczeństwa Platformy, danych lub osób trzecich (np. w razie przejęcia Konta, ataku z Instancji Klienta albo treści bezprawnych). W takim przypadku niezwłocznie informujemy Klienta o przyczynie.
  2. Klient może wypowiedzieć Abonament na zasadach § 7 ust. 3. Każda ze Stron może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli druga Strona istotnie narusza Umowę i nie usunie naruszenia w terminie 14 dni od pisemnego lub e-mailowego wezwania.
  3. inProjects może wypowiedzieć Umowę z ważnych przyczyn z zachowaniem 90-dniowego okresu wypowiedzenia. Ważne przyczyny to w szczególności zakończenie rozwoju Platformy lub zmiana przepisów uniemożliwiająca świadczenie Usług. W takim przypadku zwracamy proporcjonalną część opłaty za niewykorzystany okres.
  4. Skutki zakończenia Umowy w zakresie Danych Klienta określa § 10 ust. 6.
  5. Konta Użytkowników usuwa Administrator Klienta. Użytkownik, który chce usunąć swoje Konto lub dane, powinien zwrócić się do Klienta jako swojego pracodawcy lub zleceniodawcy. Prośbę skierowaną do inProjects przekażemy Klientowi.

§ 16. Reklamacje

  1. Reklamacje dotyczące Usług należy zgłaszać e-mailem na [email protected] lub pisemnie na adres inProjects.
  2. Reklamacja powinna zawierać:
    1. nazwę Klienta i adres Instancji,
    2. dane kontaktowe osoby zgłaszającej,
    3. opis problemu, datę jego wystąpienia i, w miarę możliwości, zrzuty ekranu lub kroki do odtworzenia.
  3. Reklamację można złożyć w terminie 30 dni od dnia, w którym Klient dowiedział się o jej przyczynie.
  4. inProjects potwierdza przyjęcie reklamacji i rozpatruje ją w terminie 14 dni od jej otrzymania. Jeżeli reklamacja jest niekompletna, termin biegnie od jej uzupełnienia. Odpowiedź wysyłamy na adres e-mail, z którego złożono reklamację.

§ 17. Poufność

  1. Każda ze Stron zachowa w poufności informacje o drugiej Stronie uzyskane w związku z Umową, które nie są publicznie dostępne, w szczególności Dane Klienta, warunki handlowe i informacje techniczne o Platformie.
  2. Obowiązek poufności nie dotyczy informacji ujawnianych:
    1. na podstawie przepisów prawa lub na żądanie uprawnionego organu,
    2. doradcom Strony związanym tajemnicą zawodową,
    3. podwykonawcom w zakresie niezbędnym do wykonania Umowy.
  3. Obowiązek poufności trwa w czasie Umowy i przez 3 lata po jej zakończeniu. W odniesieniu do tajemnic przedsiębiorstwa trwa, dopóki mają one taki charakter.
  4. inProjects może wskazać Klienta (nazwę i logo) na liście klientów WTMS, chyba że Klient się temu sprzeciwi.

§ 18. Dane osobowe

  1. W zakresie danych osobowych wprowadzanych do Platformy przez Klienta i Użytkowników (w szczególności danych pracowników i klientów Klienta) administratorem jest Klient, a inProjects jest podmiotem przetwarzającym. Powierzenie przetwarzania danych reguluje Załącznik nr 2, który stanowi umowę, o której mowa w art. 28 ust. 3 RODO. Zawarcie Umowy oznacza zawarcie tej umowy powierzenia.
  2. inProjects jest administratorem danych osobowych osób reprezentujących Klienta i osób kontaktowych, osób rejestrujących Demo, użytkowników Serwisu oraz danych technicznych przetwarzanych w celach bezpieczeństwa i rozliczeń. Zasady przetwarzania tych danych opisuje Polityka Prywatności.

§ 19. Siła wyższa

  1. Strony nie odpowiadają za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy spowodowane siłą wyższą, czyli zdarzeniem zewnętrznym, którego nie można było przewidzieć ani mu zapobiec przy zachowaniu należytej staranności. Są to np.:
    • wojna, katastrofy naturalne, pożar, powódź,
    • epidemia,
    • akty władzy publicznej,
    • rozległe awarie sieci energetycznych lub telekomunikacyjnych,
    • ataki cybernetyczne o charakterze masowym, mimo zastosowania odpowiednich zabezpieczeń.
  2. Strona dotknięta siłą wyższą niezwłocznie powiadamia o tym drugą Stronę. Jeżeli siła wyższa trwa dłużej niż 30 dni, każda ze Stron może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym.

§ 20. Zmiany Regulaminu

  1. inProjects może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn. Są nimi w szczególności:
    • zmiana przepisów prawa lub decyzja organu,
    • zmiana zakresu lub sposobu świadczenia Usług,
    • zmiana Operatorów Płatności lub dalszych podmiotów przetwarzających,
    • względy bezpieczeństwa,
    • konieczność doprecyzowania postanowień.
  2. O zmianie Regulaminu powiadamiamy Klientów e-mailem lub w Platformie co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie. Zmiany wynikające wyłącznie z przepisów prawa lub korzystne dla Klienta mogą wejść w życie wcześniej.
  3. Klient, który nie akceptuje zmian, może przed dniem ich wejścia w życie wypowiedzieć Umowę ze skutkiem na ten dzień. W takim przypadku zwracamy proporcjonalną część opłaty za niewykorzystany okres.
  4. Poprzednie wersje Regulaminu są dostępne w Serwisie.

§ 21. Postanowienia końcowe

  1. Umowa podlega prawu polskiemu. Konwencja Narodów Zjednoczonych o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów (CISG) nie ma zastosowania.
  2. Spory wynikające z Umowy rozstrzyga sąd powszechny właściwy dla siedziby inProjects. Nie dotyczy to sytuacji, w których bezwzględnie obowiązujące przepisy stanowią inaczej.
  3. Jeżeli Klientem jest osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, która zawiera Umowę bezpośrednio związaną z tą działalnością, ale niemającą dla niej charakteru zawodowego, przysługuje jej ochrona przewidziana w przepisach prawa polskiego dla takich przedsiębiorców (m.in. art. 3855 Kodeksu cywilnego). Postanowienia Regulaminu sprzeczne z tą ochroną nie mają wobec niej zastosowania.
  4. Regulamin jest dostępny w języku polskim, angielskim i niemieckim. W razie rozbieżności wiążąca jest wersja polska.
  5. Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy. W miejsce nieważnego postanowienia stosuje się regułę najbliższą celowi gospodarczemu Stron.
  6. Klient nie może przenieść praw ani obowiązków z Umowy na osobę trzecią bez zgody inProjects. inProjects może przenieść Umowę na następcę prawnego lub podmiot przejmujący działalność związaną z WTMS, powiadamiając o tym Klienta.
  7. Regulamin obowiązuje od dnia 1 października 2026 r.

Załącznik nr 1. Zagrożenia związane z korzystaniem z usług elektronicznych

Zgodnie z art. 6 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną informujemy o szczególnych zagrożeniach związanych z korzystaniem z usług świadczonych drogą elektroniczną oraz o funkcji i celu oprogramowania lub danych, które inProjects wprowadza do systemu teleinformatycznego Klienta.

  1. Do typowych zagrożeń należą:
    • złośliwe oprogramowanie (wirusy, robaki, konie trojańskie, oprogramowanie szpiegujące i szyfrujące dane),
    • wyłudzanie danych logowania (phishing), w tym fałszywe wiadomości podszywające się pod WTMS lub inProjects,
    • przechwycenie danych przesyłanych przez niezabezpieczone sieci Wi-Fi,
    • przejęcie Konta z powodu słabego lub powtórnie używanego hasła albo utraty urządzenia z zalogowaną Aplikacją Mobilną lub kodem QR,
    • spam.
  2. Aby ograniczyć ryzyko, należy:
    • korzystać z aktualnego systemu operacyjnego, przeglądarki i oprogramowania antywirusowego,
    • stosować silne i unikalne hasła,
    • nie udostępniać kodów QR ani kart RFID,
    • blokować ekran urządzeń mobilnych,
    • logować się wyłącznie na stronach w domenie wtms.app z ważnym certyfikatem TLS.
    inProjects nigdy nie prosi o podanie hasła e-mailem ani telefonicznie.
  3. Wprowadzane oprogramowanie i dane:
    • Panel WTMS zapisuje w przeglądarce pliki cookies i dane w pamięci przeglądarki (sessionStorage, localStorage). Służą one do utrzymania sesji, ochrony przed atakami CSRF i zapamiętania ustawień interfejsu.
    • Aplikacja Mobilna przechowuje na urządzeniu token uwierzytelniający, lokalną bazę danych dla trybu offline oraz wykonane zdjęcia do czasu ich przesłania.
    • Szczegóły opisuje Polityka Prywatności.

Załącznik nr 2. Warunki powierzenia przetwarzania danych osobowych

Niniejszy załącznik stanowi umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych w rozumieniu art. 28 ust. 3 RODO (dalej: Umowa Powierzenia). Jest ona zawierana między Klientem jako administratorem (dalej: Administrator) a inProjects jako podmiotem przetwarzającym (dalej: Procesor).

1. Przedmiot, charakter i cel przetwarzania

  1. Administrator powierza Procesorowi przetwarzanie danych osobowych wprowadzanych do Platformy (w tym do Demo) przez Administratora i Użytkowników. Celem jest świadczenie Usług zgodnie z Umową.
  2. Charakter przetwarzania obejmuje:
    • przechowywanie, porządkowanie i udostępnianie danych,
    • tworzenie kopii zapasowych,
    • przetwarzanie zdjęć (miniatury, odczyt metadanych, nanoszenie opisów),
    • geokodowanie adresów i współrzędnych,
    • synchronizację z integracjami skonfigurowanymi przez Administratora,
    • generowanie raportów i eksportów,
    • wysyłanie powiadomień e-mail,
    • usuwanie danych.
  3. Przetwarzanie trwa przez czas obowiązywania Umowy i okres opisany w § 10 ust. 6 Regulaminu, a w przypadku Demo przez okres z § 5 ust. 6.

2. Rodzaje danych i kategorie osób

Kategorie osóbRodzaje danych (w zależności od konfiguracji i modułów)
Użytkownicy: pracownicy, współpracownicy i podwykonawcy Administratora
  • imię, nazwisko, e-mail, telefon, rola, zespół, przełożony, Organizacje,
  • identyfikatory logowania (skrót kodu QR, identyfikator karty RFID),
  • ewidencja czasu pracy i obecności (wejścia i wyjścia, spóźnienia, korekty), harmonogramy pracy,
  • przypisane zlecenia i zadania, historia działań i dziennik zmian,
  • zdjęcia wykonane przez Użytkownika wraz z metadanymi: lokalizacją GPS, wysokością, czasem, modelem i parametrami aparatu,
  • identyfikator, model i wersja systemu urządzenia mobilnego,
  • wypożyczenia sprzętu i narzędzi, pobrania materiałów,
  • paragony paliwowe, pojazdy (numer rejestracyjny), wydatki.
Klienci końcowi Administratora i inne osoby związane z miejscami prac
  • imię, nazwisko lub nazwa, numer telefonu, adres i lokalizacja miejsca prac, uwagi do adresu, identyfikatory z systemów zleceniodawców,
  • wizerunek, jeżeli znajdzie się na zdjęciach.
Osoby kontaktowe podmiotów współpracujących z Administratoremimię, nazwisko, nazwa firmy, dane kontaktowe, numer faktury, kwoty.

Platforma nie jest przeznaczona do przetwarzania szczególnych kategorii danych (art. 9 RODO) ani danych dotyczących wyroków skazujących (art. 10 RODO). Administrator nie powinien wprowadzać takich danych, chyba że strony ustalą to odrębnie.

3. Obowiązki Procesora

  1. Procesor:
    1. przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora. Poleceniem są Umowa, konfiguracja Platformy dokonana przez Administratora oraz działania Użytkowników w Platformie. Procesor może przetwarzać dane bez polecenia, gdy obowiązek taki nakłada na niego prawo Unii lub państwa członkowskiego; w takim przypadku informuje Administratora przed rozpoczęciem przetwarzania, o ile prawo tego nie zabrania,
    2. niezwłocznie informuje Administratora, jeżeli jego zdaniem polecenie narusza RODO lub inne przepisy o ochronie danych,
    3. zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania danych zobowiązały się do zachowania tajemnicy lub podlegają ustawowemu obowiązkowi tajemnicy,
    4. stosuje środki bezpieczeństwa wymagane przez art. 32 RODO (pkt 4),
    5. przestrzega warunków korzystania z usług dalszych podmiotów przetwarzających (pkt 5),
    6. pomaga Administratorowi, w miarę możliwości i przez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w realizacji żądań osób, których dane dotyczą. Platforma umożliwia Administratorowi samodzielny wgląd, poprawianie, eksport i usuwanie danych. Żądanie skierowane bezpośrednio do Procesora Procesor przekazuje Administratorowi bez zbędnej zwłoki i nie realizuje go samodzielnie bez polecenia,
    7. pomaga Administratorowi wywiązać się z obowiązków z art. 32-36 RODO, uwzględniając charakter przetwarzania i dostępne mu informacje,
    8. po zakończeniu Usług usuwa lub zwraca dane zgodnie z pkt 7,
    9. udostępnia Administratorowi informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO i umożliwia audyty (pkt 6).
  2. Procesor prowadzi rejestr kategorii czynności przetwarzania, o którym mowa w art. 30 ust. 2 RODO.

4. Środki bezpieczeństwa

Procesor stosuje w szczególności:

5. Dalsze podmioty przetwarzające

  1. Administrator udziela Procesorowi ogólnej zgody na korzystanie z usług dalszych podmiotów przetwarzających. Ich aktualna lista znajduje się w Polityce Prywatności (sekcja „Odbiorcy danych i dalsze podmioty przetwarzające”).
  2. O zamiarze dodania lub zastąpienia dalszego podmiotu przetwarzającego Procesor informuje Administratora e-mailem lub w Platformie co najmniej 14 dni wcześniej. Administrator może w tym terminie zgłosić uzasadniony sprzeciw. Jeżeli strony nie uzgodnią rozwiązania, Administrator może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem na dzień wprowadzenia zmiany i otrzymać zwrot proporcjonalnej części opłaty za niewykorzystany okres.
  3. Procesor nakłada na dalszy podmiot przetwarzający obowiązki ochrony danych nie mniejsze niż wynikające z Umowy Powierzenia i odpowiada wobec Administratora za ich wykonanie.
  4. Dostawcy usług zewnętrznych zintegrowanych na koncie Administratora (§ 11 ust. 2 Regulaminu) nie są dalszymi podmiotami przetwarzającymi Procesora.
  5. Przekazanie danych do państwa trzeciego następuje wyłącznie przy spełnieniu warunków rozdziału V RODO, np. na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (w tym EU-U.S. Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych.

6. Audyt

  1. Administrator może zweryfikować zgodność przetwarzania z Umową Powierzenia. W pierwszej kolejności robi to przez pisemne pytania i żądanie dokumentacji, na które Procesor odpowiada w terminie 14 dni.
  2. Audyt na miejscu może się odbyć nie częściej niż raz w roku, chyba że doszło do naruszenia ochrony danych. Warunki audytu:
    • zapowiedź co najmniej 14 dni wcześniej,
    • przeprowadzenie w Dni Robocze i w sposób niezakłócający działalności Procesora,
    • audytor związany obowiązkiem poufności i niebędący konkurentem Procesora,
    • koszty audytu ponosi Administrator.

7. Naruszenia ochrony danych oraz zakończenie przetwarzania

  1. Procesor zgłasza Administratorowi stwierdzenie naruszenia ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia. Zgłoszenie zawiera informacje z art. 33 ust. 3 RODO w zakresie, w jakim są wówczas dostępne; pozostałe informacje Procesor przekazuje etapami. Zgłoszenia do organu nadzorczego i zawiadomienia osób, których dane dotyczą, dokonuje Administrator.
  2. Po zakończeniu Umowy Procesor umożliwia eksport danych, a następnie je usuwa, na zasadach i w terminach z § 10 ust. 6 Regulaminu. W przypadku Demo stosuje się terminy z § 5 ust. 6 Regulaminu. Na żądanie Administratora Procesor potwierdza usunięcie danych.
  3. Odpowiedzialność Procesora z tytułu Umowy Powierzenia podlega ograniczeniom z § 14 Regulaminu w zakresie dopuszczalnym przez art. 82 RODO.
  4. W sprawach nieuregulowanych w Umowie Powierzenia stosuje się Regulamin i RODO.